zwei Vorzimmerkräfte (w/m/d) für die Hausleitung

zwei Vorzimmerkräfte (w/m/d) für die Hausleitung

Hessisches Ministerium für Landwirtschaft und Umwelt, Weinbau, Forsten, Jagd und Heimat

WIR SICHERN DIE LEBENSGRUNDLAGEN IN HESSEN
Für eine starke Landwirtschaft und eine lebenswerte Umwelt.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Hausleitung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben im Vorzimmer und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation.

Der Arbeitsplatz erfordert die Bereitschaft zum Einsatz auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Vorbereiten, Koordinieren und Überwachen von Terminen der Hausleitung.
• Organisation und Nachverfolgung des Posteingangs sowie Fristenüberwachung.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen.
• Organisation und Planung von Dienstreisen.
• Reisemanagement der Hausleitung und Mitreisender.
• Erstellung von Schreiben, Glückwunschkarten etc.
• Aufbau und Pflege von Verteilern.
• Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben.

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar).
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Outlook, Word, Excel) sowie in Kommunikations- und Videokonferenzsystemen.
• Organisationsgeschick, ausgeprägte Serviceorientierung und Diskretion.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten – persönlich und telefonisch.
• Teamfähigkeit sowie hohe Belastbarkeit und Flexibilität.

Unsere Angebote

• Attraktive fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten: Coaching- und Mentoringangebote im Rahmen der Personalentwicklung, zielgerichtete Weiterbildungsangebote, Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung des eigenen Aufgabengebietes.
• Zukunftssicherer Arbeitgeber: Zukunftssicherer und krisensicherer Arbeitgeber mit tariflichen Leistungen, Teilzeit möglich, Gütesiegel, Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen.
• Attraktive Leistungen und Vergünstigungen: LandesTicket (kostenfreie Nutzung des ÖPNV in ganz Hessen), Angebote der Gesundheitsvorsorge, Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Vergünstigter Zugang zu Gesundheits- und Sporteinrichtungen, Parkhausnutzung inkl. E‑Ladesäulen.

Wissenswerte Informationen

• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 10 TV-H (je nach Qualifikation und Erfahrung).
• Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Unser Ziel ist eine Erhöhung des Frauenanteils. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.
• Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
• Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie hier.