Executive Assistant

Stellenbeschreibung:

Standort: Berlin, Deutschland

HIF Global ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich e-Fuels. Wir treiben die Dekarbonisierung im großen Maßstab voran, indem wir erneuerbare Energien in CO₂-neutrale Kraftstoffe umwandeln. Unsere Mission wird durch „The HIF Way“ geleitet — Safety First, Do the Right Thing, Work as One, Build the Future — Werte, die jede unserer Entscheidungen und Partnerschaften prägen.

Wir suchen eine/n erfahrene/n Executive Assistant to the CEO/Assistant to the Team, EMEA mit Sitz in Berlin die/der dem C-Level Management vertrauliche, operative und strategische Unterstützung bietet. Diese Position erfordert herausragende organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und die Fähigkeit, Bedürfnisse in einem dynamischen internationalen Umfeld proaktiv zu erkennen.

Hauptaufgaben

Umfassende und vertrauliche Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft und gleichermaßen mit Fokus auf strategische Prioritäten.
Grundlegende und vertrauliche administrative Unterstützung.
Sorgfältige Organisation und Priorisierung eines komplexen Kalenders (Termine und Geschäftsreisen) unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen.
Steuerung und Koordination der Kommunikation im Namen des CEO mit internen und externen Stakeholdern.
Vorbereitung, Prüfung und Verwaltung von Unterlagen für Meetings, Präsentationen und Entscheidungsprozesse.
Nachverfolgung von Aufgaben und Sicherstellung, dass Verpflichtungen und Fristen eingehalten werden.
Funktion als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen CEO, Führungsteam und externen Partnern.
Organisation des Offices z.B. durch Koordination von Büromaterialbestellungen, Schnittstelle für den Vermieter und lokalen IT-Dienstleister
Mindestens 3 bis 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren erfahrenen administrativen Funktion, idealerweise auf C-Level-Ebene.
Fließende Kenntnisse in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich).
Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit absoluter Diskretion zu behandeln.
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office Suite und Kalender-Management-Systemen.
Exzellente organisatorische, kommunikative und lösungsorientierte Fähigkeiten.
Professionelles Auftreten, Belastbarkeit und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld zu agieren.
Angetrieben von einer Hands-on-Mentalität und der Fähigkeit selbstständig Lösungen zu finden

Unser Angebot

Die Möglichkeit, die Geschäftsführung in einem global tätigen, zukunftsorientierten Unternehmen zu unterstützen.
Ein hochprofessionelles Umfeld, das Exzellenz, Integrität und Zusammenarbeit lebt.
Direkte Mitwirkung an Initiativen, die die Zukunft nachhaltiger Energie weltweit gestalten.
Attraktives Vergütungspaket sowie Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten.
Regelmäßige Teamaktivitäten und eine flache Hierarchiestruktur fördern ein familiäres Zusammengehörigkeitsgefühl

Wenn Sie eine erfahrene Persönlichkeit sind, die auf höchstem Niveau agieren und The HIF Way leben möchte, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Office Manager & Team Assistant in Teilzeit (50%, zunächst befristet auf 1Jahr)