Executive Assistant / Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) 01.09.2025 IMO Oberflächent[...]

Executive Assistant / Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über uns:

Seit fünf Jahrzehnten steht der Name IMO Oberflächentechnik in Europa für innovative und qualitativ hochwertige galvanische Oberflächen. Als einer der Marktführer in unserer Branche sind wir führend in der funktionalen Beschichtung von metallischen Oberflächen für eine große Bandbreite an technischen Anwendungen. Wir verfügen über den größten Anlagenpark an einem Standort und haben unsere Heimat im Herzen von Baden-Württemberg. Wir sind bodenständig und modern, arbeiten nachhaltig und mit der festen Überzeugung, dass Werte wie Zuverlässigkeit, Beständigkeit und Partnerschaft unverzichtbar sind. Unser konsequentes Qualitätsstreben verstehen wir ganzheitlich und ist durch alle unsere Kolleginnen und Kollegen gesichert. Durch ständige Schulungen und Weiterbildungen gehört die IMO-Mannschaft zu den Besten der Branche. Jeden Tag noch ein wenig besser zu werden, ist unser gemeinsamer Antrieb.

Aufgaben:

• Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Aufgaben, bei der Planung, Recherchearbeiten und im operativen Tagesgeschäft
• Effiziente Büroorganisation mit selbstständiger Erledigung der anfallenden Aufgaben
• Planung, Organisation und Koordination sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Besprechungen und (digitalen) Konferenzen, ggfs. mit Protokollführung
• Interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch, digital und schriftlich) sowie die Steuerung von Dienstleistern
• Operative Aufgaben wie Projektcontrolling, Reisemanagement, Reisekostenabrechnung und Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Vorbereitung und Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten und anderen relevanten Dokumenten
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten in deutscher und in englischer Sprache
• Überwachung von Terminen und Fristen; Nachhalten von Wiedervorlagen
• Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung von internen Prozessen
• Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner zur Geschäftsführung
• Mitwirkung bei strategischen Projekten sowie die Durchführung von eigenständig geführten Sonderprojekten

Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Ausbildung mit Weiterbildung im betriebswirtschaftlichen Bereich
• Solide Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, gerne im produzierenden Mittelstand
• Fachkenntnisse in der Büroorganisation und in der Abbildung und Beschreibung von Prozessen
• Stark ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, mit Fingerspitzengefühl und Durchsetzungsvermögen
• Hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität, Engagement und Beharrlichkeit
• Agile, strukturierte, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Integrität und Diskretion
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprache ideal

Unser Angebot:

• Ständige Weiterbildungsangebote: Sie profitieren von internen und externen Fortbildung, um Ihre Fähigkeiten gezielt weiterzuentwickeln.
• Raum für Ihre Ideen und persönliche Entwicklung: Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen einzubringen und Ihre berufliche Zukunft aktiv mitzugestalten.
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege: Als erfolgreiches Familienunternehmen sind uns schnelle, transparente Entscheidungen wichtig.
• Langfristige Partnerschaft: Unsere Unternehmenskultur und Werte sind auf eine langfristige Zusammenarbeit mit Ihnen als wertvollem Teammitglied ausgelegt.
• Betriebliche Altersvorsorge: Über das gesetzliche Maß hinaus sorgen Sie für Ihr Alter durch unseren Zuschuss zu Versicherung oder vermögenswirksame Leistung vor.
• 30 Urlaubstage plus Sonderurlaub zu besonderen Anlässen
• Kostenfreie Lademöglichkeiten (E-Ladesäulen)
• Freuen Sie sich auf ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld, in dem Sie gefördert und unterstützt werden!

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