Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik

Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät - Institut für Physik
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) am Institut für Physik
E 7 TV-L HU (Teilzeitbeschäftigung ggf. möglich)
Aufgabengebiet:
Bearbeitung der analogen und digitalen Postein- und -ausgänge sowie Abwicklung der Korrespondenz
Terminkoordinierung und -überwachung für die/den Geschäftsführende/n Direktor/in, die Mitglieder des Institutsrates und seiner Kommissionen in Angelegenheiten des Instituts
Raumorganisation und Schlüsselverwaltung
Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen
Erstellung von Ausschreibungs- und Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen (Formanträge) einschl. der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Weiterleitung an die Fakultätsverwaltung
Führung und Kontrolle der Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitskartei
Terminüberwachung im Rahmen des Promotionsverfahrens, Koordination relevanter Fristen
Anforderungen:
abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
allgemeine Sekretariatskenntnisse
sicherer Umgang mit Office-Software (insbes. Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z.B. SAP), Datenbanken und elektronischen Workflow-Tools
sichere Beherrschung der deutschen Sprache (mind. C1)
sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C2)
Erfahrungen im Hochschulbereich, insbes. Kenntnisse HU-interner Regelungen und Verfahren in den Bereichen Forschung, Studium und Lehre sowie Haushalt und Personal erwünscht
datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz
Bewerbungen (mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen) richten Sie bitte bis zum unter Angabe der Kennziffer AN/358/25 an die Humboldt-Universität zu Berlin, Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät, Institut für Physik, Prof. Dr. Norbert Koch (Sitz: Newtonstr. 15, 12489 Berlin), Unter den Linden 6, 10099 Berlin oder bevorzugt per E-Mail in einer PDF-Datei an .
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Da wir Ihre Unterlagen nicht zurücksenden, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung nur Kopien beizulegen.
Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: .
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