People Operations Specialist

About Staffbase

We inspire people to achieve great things together. Our mission is to help organizations unlock the power of inspirational communication with the first AI-native Employee Experience Platform. Our industry-leading and award-winning agentic AI communications channels - intranet, employee app and email solutions - create engaging experiences that connect and empower employees.

Headquartered in Chemnitz, Germany and New York City, with offices in Berlin, London, Sydney, Tokyo, Prague, and Minneapolis–St. Paul, our diverse team of 750+ employees supports 2,000+ customers—reaching over 16.4 million employees—in transforming their employee experience.

We are proud to be a Unicorn company—privately valued at over $1 billion—demonstrating strong growth, innovation, and lasting impact in our industry. Together, we're shaping the future of workplace communication.

Als People Operations Specialist bist du Teil unseres globalen People Experience Teams und arbeitest eng mit den Kolleg:innen aus dem Global People Shared Services Team zusammen. In dieser Rolle fungierst du als zentrale Schnittstelle zu unseren People Business Partnern: Du stellst reibungslose Abläufe sicher, unterstützt unsere Staffing-Prozesse und trägst aktiv dazu bei, das Mitarbeitererlebnis bei Staffbase kontinuierlich zu verbessern. Wir suchen eine menschenorientierte Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten und solidem betriebswirtschaftlichem Verständnis – jemanden, der unsere internen Stakeholder souverän beraten und unterstützen kann. Die Position ist am Standort Chemnitz zu besetzen.

Was dich erwartet

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei allen HR-relevanten Themen sowie Schnittstelle zu externen Partnern (z. B. Benefits-Anbieter, Behörden, Visa- und Relocation-Partner)
• Enge Zusammenarbeit mit unseren People Business Partnern bei der Umsetzung von HR-Initiativen
• Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen über unser internes Ticketsystem – stets mit einem lösungsorientierten Ansatz
• Übernahme administrativer und operativer Aufgaben, wie z. B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in unseren HR-Systemen – mit höchstem Anspruch an Datenqualität
• Erstellung und Aktualisierung von Guidelines, FAQs und Unternehmensrichtlinien
• Organisation eines reibungslosen Onboardings und Begleitung der Mitarbeitenden über den gesamten Employee Lifecycle
• Zusammenarbeit mit unserem Payroll-Provider, um korrekte und termingerechte Gehaltsabrechnungen sicherzustellen
• Kontinuierliche Optimierung von Prozessen, Vereinfachung von Workflows und aktive Mitgestaltung einer positiven Employee Experience

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Human Resources oder in einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens 3 Jahre praktische Erfahrung im HR-Umfeld
• Idealerweise Erfahrung in einem schnell wachsenden Unternehmen oder dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Selbstständigkeit, Energie und Begeisterung
• Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie Leidenschaft dafür, andere erfolgreich zu machen
• Gute Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht
• Vertrautheit mit HR-Richtlinien, -Prozessen und gängigen HR-Softwaresystemen

Unsere Benefits

• Attraktive Vergütung - Wir bieten für alle Mitarbeitenden wettbewerbsfähige Gehaltspakete mit langfristigen Incentive-Plänen
• Flexibilität - Wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten, und unterstützen dies mit einer jährlichen Flex Work Allowance von €1560
• Entwicklungsmöglichkeiten - Alle Mitarbeitenden bekommen ein jährliches Weiterbildungsbudget von €1000 für individuelle externe Fortbildungen, sowie einen Growth Day im Jahr (ab dem zweiten Jahr zwei Tage)
• Wohlbefinden - Zusätzlich zum Jahresurlaub von 31 Tagen ist anteilig deiner Arbeitszeit jeder Freitag im August ein freier Tag - bei voller Bezahlung, um abzuschalten und aufzutanken
• Benefits Plattform - Alle Mitarbeitenden bekommen monatlich 35€ steuerfrei zur freien Verfügung für ihr Wohlbefinden. Darüber sind bspw. Sportkurse, Massagen und auch viele Einzelhändler abgedeckt
• Unterstützung - Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge
• Gesundheit - Wir bieten ein umfangreiches Angebot an Getränken, Obst und Snacks zur freien Verfügung in unseren Büros
• Soziales Engagement - Einen Tag im Jahr können unsere Mitarbeitenden für ehrenamtliche Arbeit nutzen