Sekretariat/Backoffice-Manager (m/w/d)

Wer wir sind

Wir sind eine moderne, wachstumsorientierte Steuerberatung mit klarem Fokus: Prozesse verstehen, Mandanten entlasten und gemeinsam weiterdenken. Unser Alltag ist digital, aber nicht anonym – wir setzen auf klare Kommunikation, verlässliche Strukturen und kollegiales Miteinander.

Was uns auszeichnet, ist kein „höher, schneller, weiter“, sondern: präzise Arbeit, kontinuierliche Verbesserung und echtes Interesse an den Menschen, mit denen wir arbeiten. Unser Team ist fachlich stark, offen für Neues und strukturiert im Denken – und genau das suchen wir auch für unser organisatorisches Herzstück.

Ihre Rolle bei uns

Als Backoffice-Managerin (m/w/d) übernehmen Sie Verantwortung für das organisatorische Fundament unserer Kanzlei – und gestalten gleichzeitig die digitale Weiterentwicklung aktiv mit. Sie sind nicht nur Bindeglied zwischen Mandanten, Team und Geschäftsleitung, sondern auch Motor für effiziente Abläufe und durchdachte Prozesse.

Ihre Aufgaben reichen weit über klassische Assistenzfunktionen hinaus:
Sie analysieren, strukturieren, digitalisieren – und sorgen dafür, dass Menschen im Team und Mandanten draußen reibungslos arbeiten können.

Ob neue Mandate, Schnittstellenpflege oder digitale Workflows – Sie behalten den Überblick, denken mit und sorgen dafür, dass aus Aufgaben echte Abläufe werden.

1. Kanzleiorganisation & Kommunikation

• Steuerung interner Abläufe: Fristenüberwachung, Terminplanung, Postbearbeitung
• Strukturierte Ablage und Dokumentenlenkung im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DATEV DMS)
• Ansprechpartnerin für Mandanten, Dienstleister, Behörden und das interne Team
• Erstellung und Pflege von Vorlagen, Mandantenschreiben, Protokollen und Besprechungsunterlagen
• Vorbereitung von Honorarrechnungen nach StBVV sowie Unterstützung beim internen Reporting
• Unterstützung der Kanzleileitung bei Planung, Abstimmung und Umsetzung interner Organisationsprozesse

2. Mandantenpflege & digitales Onboarding

• Erstkontakt mit Neumandaten vor Übernahme: technische Aufnahme, Systemabgleich, Erwartungsmanagement
• Strukturierter Onboarding-Prozess: Anlage im DATEV Arbeitsplatz, Rechtevergabe, Freischaltung und Stammdatenpflege
• Begleitung nach der Mandatsübernahme: digitale Einführung, Ansprechpartnerin für Prozesse und Zugangssysteme
• Verlässliches Nachfassen bei offenen Punkten, Erinnerung an fehlende Belege, Hilfestellung bei Systemfragen
• Funktion als „Stützpunkt“ für neue Mandanten – intern und extern

3. Digitalisierung & Prozessgestaltung

• Einrichtung, Betreuung und Weiterentwicklung von DATEV-Anwendungen und DATEV-Schnittstellen wie Unternehmen online, Meine Steuern, EO Comfort usw.
• Rechteverwaltung, Mandantenanbindung und Pflege der digitalen Zugriffsstruktur
• Prüfung und Abstimmung von Mandantensoftware auf DATEV-Kompatibilität (z.B. Faktura-Tools, Zeiterfassung, Zahlungsdienste, sevDesk, lexoffice, DATEV Auftragswesen next usw.)
• Optimierung und Weiterentwicklung von Microsoft 365, Teams, Outlook & Co.
• Durchführung interner Schulungen zu digitalen Prozessen, Tools und Systemen
• Unterstützung bei der Umstellung interner und externer analoger Prozesse auf digitale Workflows

4. Technologischer Fortschritt & Innovation

• Beobachtung und Bewertung neuer Entwicklungen im Bereich Steuerberatungstechnologie (z.B. Automatisierung, KI-Funktionen)
• Prüfung und Einführung sinnvoller Tools zur Effizienzsteigerung in Abstimmung mit Kanzleileitung und IT
• Aktive Mitwirkung bei der strategischen IT-Ausrichtung der Kanzlei
• Schnittstellenverantwortung DATEV-intern: zentrale Begleitung von Updates, Anbindungslösungen und Systemabgleichen
• Sicherstellung der Einhaltung interner Prozess-, Datenschutz- und Dokumentationsstandards

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau für Büromanagement oder Steuerfachangestellte
• Erfahrung im Kanzlei- oder Verwaltungsumfeld mit Verantwortung für Organisation oder Mandantenbetreuung
• DATEV-Kenntnisse – insbesondere Unternehmen online, DMS, EO Comfort, Arbeitsplatz – oder Bereitschaft zur strukturierten Einarbeitung
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Outlook und digitaler Kommunikation
• Hoher Qualitätsanspruch, organisatorischer Überblick und strukturierte Arbeitsweise
• Interesse an digitalen Tools, Prozessautomatisierung und zukunftsfähiger Kanzleiarbeit
• Freude am Austausch mit Menschen, an lösungsorientierter Kommunikation und verbindlichem Service

Benefits

• Kollegiale Atmosphäre
  Ein Arbeitsplatz, an dem Vertrauen, gegenseitige Wertschätzung und ein respektvolles Miteinander nicht bloß Schlagworte, sondern gelebter Alltag sind.
• Offene Türen
  Flache Hierarchien, direkter Zugang zu Entscheidern und ein Arbeitsklima, das auf Dialog statt Distanz setzt.
• Fort- & Weiterbildung
  Wir investieren gezielt in deine Entwicklung – fachlich fundiert, praxisnah und zukunftsorientiert.
• Jährliche Events
  Ob Betriebsausflug, Sommerfest oder Jahresabschluss – wir feiern Erfolge gemeinsam und schaffen Raum für echtes Teamgefühl.
• Flexible Arbeitsmodelle
  Mobiles Arbeiten, hybride Lösungen und moderne Strukturen ermöglichen dir ein Arbeitsumfeld mit echtem Gestaltungsspielraum.
• 38,5 Stunden pro Woche
  Verlässliche Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub – und freitags beginnt dein Wochenende bereits um 13 Uhr.
• Gleitzeit
  Dein Arbeitsbeginn passt sich deinem Tagesrhythmus an – im Rahmen der betrieblichen Abläufe.
• Leistungsgerechtes Gehalt
  Engagement und Qualität zahlen sich bei uns aus – fair, transparent und zuverlässig.
• givve® Card
  Monatlicher Sachbezug per Kreditkarte – steuerfrei und direkt für deinen Alltag nutzbar.
• Vereinbarkeit mit Familie
  Individuelle Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten sorgen für berufliche Verlässlichkeit und private Flexibilität.
• Betriebliche Altersvorsorge
  Wir denken über das Heute hinaus – mit einem arbeitgeberfinanzierten Beitrag zu deiner Altersabsicherung.
• Fahrkostenzuschüsse
  Ob mit dem Auto oder dem Rad – wir beteiligen uns an deinen täglichen Wegen zur Arbeit.
• Frisches Obst und Snacks
  Kostenfreie Versorgung mit Kaffee, Wasser und gesunden Kleinigkeiten für den Energiekick zwischendurch.
• Reisekostenerstattung
  Beruflich unterwegs? Deine Auslagen erstatten wir steuerkonform und unbürokratisch.
• Viel Platz für eigene Ideen
  Du bringst dich ein – wir hören zu. Kreativität und Eigenverantwortung sind bei uns ausdrücklich erwünscht.

Fühlst Du Dich angesprochen? Dann vereinbare doch direkt einen Kennlerntermin oder schreib uns an:

Kontaktdaten:

TEKIN + PARTNER mbB Steuerberater
Herr Lotfi El Ayouchi
Siegener Str. 196a
57223 Kreuztal
Tel. 02732/

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