Administration Officer - People & Culture (all genders)

Vogel Communications Group ist einer der führenden Dienstleister für B2B-Kommunikation im deutschsprachigen Raum. Tag für Tag machen wir unsere Kunden erfolgreicher und verbessern kontinuierlich unsere Angebote und Dienstleistungen. Eine Karriere bei Vogel Communications Group bietet Dir unzählige Möglichkeiten, diese Entwicklung mitzugestalten. Eine offene Kommunikation mit positiver Fehlerkultur, flache Hierarchien und viel Teamgeist sowie eine ausgeprägte Kundenorientierung – das sind Unternehmenswerte, die wir bei VOGEL leben. Für Ideen, die begeistern. Für Veränderungen, die bewegen.

Das Bieten Wir

• Gesundheitsmanagement
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten
• Weiterbildungsangebote
• Firmenevents
• Sportgruppen
• Mobile Office
• Jobrad
• Altersvorsorge
• Familienfreundliche Angebote
• Kantine
• E-Auto Ladestation

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass unsere HR‑Prozesse vom Eintritt bis zum Austritt reibungslos laufen – serviceorientiert, präzise und mit einem Blick für Details. Du hältst unsere Daten und Dokumente auf dem neuesten Stand, unterstützt im Tagesgeschäft und bist eine verlässliche Anlaufstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte. Wenn Du gerne pragmatisch, locker und auf Augenhöhe arbeitest – welcome!

• Du steuerst die Administration entlang des gesamten Employee Life Cycle: vom Onboarding bis zum Offboarding – inklusive digitaler Personalaktenführung und Pflege der Personalstammdaten in unseren HR‑Systemen
• Du wickelst operative Personalprozesse in enger Abstimmung mit den HR Business Partner:innen ab und stellst Compliance, Fristen und Qualitätsstandards sicher
• Du erstellst Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und Zeugnisse und übernimmst den Schriftverkehr mit Mitarbeitenden und externen Stellen
• Du organisierst das Bewerbungsmanagement administrativ: Terminkoordination, Korrespondenz, Systempflege und Unterstützung bei der Kandidatenkommunikation
• Du bearbeitest eigenständig abgegrenzte Themen wie Teilzeit, Elternzeit, Mutterschutz, Wiedereinstieg und Arbeitszeitänderungen
• Du bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende zu administrativen HR‑Fragen und sorgst mit schneller, freundlicher Kommunikation für eine positive Employee Experience
• Du unterstützt bei HR‑Reportings und Auswertungen, bereitest Unterlagen für Payroll/Finance und den Betriebsrat vor und pflegst relevante Kennzahlen
• Du koordinierst Schnittstellen zu Payroll, IT und Office Management – insbesondere bei Eintritten, Wechseln und Austritten
• Du entwickelst unsere administrativen Prozesse, Vorlagen und Checklisten weiter – effizient, nutzerfreundlich und datenschutzkonform

… das tust Du in einem tollen, motivierten Team an unserer #Home Base B2B in Würzburg.

Das Bist Du

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise mit HR‑Schwerpunkt – und erste Erfahrung in der (Personal-)Sachbearbeitung
• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und strukturiert; Vertraulichkeit, Diskretion und DSGVO‑Bewusstsein sind für Dich selbstverständlich
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit HR‑Tools sind von Vorteil
• Du behältst Deadlines und Prioritäten im Blick und arbeitest eigenständig sowie serviceorientiert
• Du kommunizierst klar, freundlich und professionell – auch wenn es mal trubelig wird – und arbeitest gerne im Team

Du möchtest Teil eines dynamischen Teams werden und kannst Dir vorstellen mit Spaß und Initiative bei uns mitzuarbeiten? Dann sende uns bitte über unser Bewerberportal Deine Bewerbungsunterlagen mit der Angabe des frühesten Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung zu. Selbstverständlich behandeln wir Deine Bewerbung absolut vertraulich.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

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