Assistenz der Geschäftsführung – Office Management & Standortkoordination (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung – Office Management & Standortkoordination (m/w/d)

Mostostal Kraków S.A., Teil der renommierten Budimex-Gruppe, gehört zu den führenden Bau- und Engineering-Unternehmen in Europa. Seit über 75 Jahren realisieren wir komplexe Industrie- und Energieprojekte auf internationaler Ebene und wachsen stetig im deutschen Markt.

Unsere Kölner Niederlassung befindet sich in einem stilvollen, denkmalgeschützten Gebäude in Marienburg – einem der elegantesten und grünsten Stadtteile Kölns, bekannt für seine historischen Villen, ruhigen Straßen und repräsentative Architektur. Dieser besondere Standort verbindet klassisches Ambiente mit einer modernen, professionellen Arbeitsatmosphäre und schafft ein Umfeld, in dem sich tägliche Aufgaben angenehm anfühlen und Besprechungen in einem exklusiven Umfeld stattfinden.

Deine zukünftigen Aufgaben:

• Kalender-, Termin- und Kommunikationsmanagement: Proaktive Terminplanung, E-Mail-Sichtung und -Korrespondenz, Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Vorbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Reise- und Meetingorganisation: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie Organisation interner und externer Meetings inkl. Raumvorbereitung, Ablaufkoordination und Präsentationserstellung

Was wir uns von Dir wünschen:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Funktion
• Abgeschlossenes Hochschulstudium – idealerweise in Verwaltung, Marketing, Management oder einem vergleichbaren Bereich; alternativ eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Industriekaufmann, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte/r, gerne ergänzt durch Berufserfahrung in Assistenz, Office Management oder Verwaltung
• Professionelles Auftreten, sehr gute Umgangsformen und ein ausgeprägtes Serviceverständnis
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
• Sehr gute organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office (PowerPoint, Outlook, Excel)
• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten
• Sprachkenntnisse: Deutsch C1, Polnisch C1, Englisch B2

Was wir anbieten:

• Eine stabile und langfristige Anstellung in einem international erfolgreichen Unternehmen
• Einen Arbeitsplatz in einem eleganten, denkmalgeschützten Gebäude im exklusiven Kölner Stadtteil Marienburg – umgeben von historischen Villen, viel Grün und einer ruhigen, hochwertigen Umgebung
• Ein repräsentatives berufliches Umfeld , das ideal ist für Meetings, Kundenkontakte und tägliche Zusammenarbeit
• Attraktives Gehaltspaket sowie moderne Zusatzleistungen
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Absprache)
• Strukturiertes Onboarding und klare Prozesse
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten im internationalen Konzernumfeld
• Kurze Entscheidungswege , direkte Kommunikation und ein unterstützendes Management
• Ein kollegiales, mehrsprachiges Team , das Professionalität mit einer angenehmen Arbeitsatmosphäre verbindet

Arbeitsort:

Denkmalgeschütztes Geschäftsgebäude in Köln-Marienburg / Bezirk Rodenkirchen, Mostostal Kraków S.A. – Niederlassung Köln

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