Assistenz & Office Management (m/w/d)

BVDG Berlin

Stellenbeschreibung:

Assistenz & Office Management (m/w/d)

Über Grisebach

Grisebach ist eines der renommiertesten deutschen Auktionshäuser für Kunst und Photographie. Seit Jahrzehnten verbinden wir kunsthistorische Expertise mit einem internationalen Netzwerk aus Sammler:innen, Künstler:innen und Institutionen. Neben unserem Hauptsitz in Berlin betreiben wir Repräsentanzen in mehreren deutschen Kunstmetropolen – darunter Düsseldorf.

Für unsere Repräsentanz in Düsseldorf suchen wir eine juniorige, strukturierte Persönlichkeit, die uns im operativen Tagesgeschäft unterstützt und Freude daran hat, Organisation, Administration und Repräsentanzarbeit zuverlässig zu verbinden.

Deine Aufgaben

Als Assistenz & Office Manager (m/w/d) unterstützt du die Leitung der Repräsentanz im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Organisation, Abläufe und Vorbereitung reibungslos funktionieren.

Deine Aufgaben im Überblick

Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen
Annahme und Koordination von Kundenanfragen (telefonisch, per E-Mail, persönlich)
Unterstützung bei der Abwicklung von Transport- und Logistikthemen
Büromanagement der Repräsentanz, inkl. Pflege der repräsentativen Räume, Ordnung, Getränke, Büromaterial, Organisation von Blumen, Abstimmung mit Gärtner / Innenhof
Datenbankpflege: Aktualisierung von Adress- und Kontaktdaten, einfache Recherchen, Kundenkontakt bei veralteten oder unvollständigen Daten
Anlegen akquirierter Werke in der Datenbank
Anlegen und Pflege von Verträgen
Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Werklisten
Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung

Was du mitbringen solltest

Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Organisationstalent
Freundliche, professionelle Kommunikation und ein sicheres Auftreten
Grundkenntnisse im Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Bereitschaft, Aufgaben eigenständig umzusetzen und dazuzulernen
Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gutes Englisch für die Kommunikation mit internationalen Ansprechpartner:innen
Erste praktische Erfahrung durch Studium, Praktikum oder Nebenjob im organisatorischen, administrativen oder serviceorientierten Umfeld
Interesse an Kunst, Kultur oder dem Auktionswesen
Erste Berührung mit Datenbanken oder CRM-Systemen

Die Stelle ist als Elternzeitvertretung angelegt und klar als operative Unterstützung und Zuarbeit für die Leitung der Repräsentanz konzipiert. Bei guter Zusammenarbeit besteht die Option auf eine langfristige Übernahme.

Warum Grisebach?

Ein starker Einstieg mit echter Lernkurve. Du erhältst einen praxisnahen Einstieg in die Arbeit einer Repräsentanz im Kunst- und Auktionsumfeld. Du arbeitest eng mit der Leitung zusammen, lernst Abläufe, Organisation und Kundenkontakt aus erster Hand kennen und übernimmst Schritt für Schritt eigenständig Aufgaben.
Renommiertes Umfeld, das im Lebenslauf zählt. Grisebach ist eines der führenden Auktionshäuser für Kunst und Photographie in Deutschland. Das professionelle und kultivierte Umfeld bietet dir wertvolle Einblicke und Entwicklungsmöglichkeiten – fachlich wie persönlich.
Elternzeitvertretung mit Perspektive. Die Position ist zunächst befristet, bietet aber bei guter Zusammenarbeit eine Option auf Übernahme.
Einstieg mit Gestaltungsspielraum. Du arbeitest dich Schritt für Schritt in bestehende Abläufe ein und unterstützt in einer Übergangsphase, in der sich Strukturen weiterentwickeln. Dabei bekommst du Orientierung und Unterstützung – gleichzeitig ist Eigeninitiative und Mitdenken ausdrücklich gefragt.
Verlässlicher Arbeitsalltag: Geregelte Arbeitszeiten, planbarer Arbeitsalltag, ruhiges, professionelles Arbeitsumfeld.
Zusätzliche Leistungen: Zuschuss zum Jobticket, Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge, zentraler, gut erreichbarer Standort in Düsseldorf.

Interesse?
Dann freuen wir uns über deine Bewerbung mit kurzem Anschreiben und Lebenslauf.

Ein formeller Kunst-Background ist nicht erforderlich, wichtig sind Struktur, Zuverlässigkeit und Lust, in einem besonderen Umfeld mitzuarbeiten.

Stunden:

Teilzeit

Anstellungsart:

Art des Stellenangebotes:

Intern

Über den Arbeitgeber

Was wir bieten

Ein starker Einstieg mit echter Lernkurve
Renommiertes Umfeld, das im Lebenslauf zählt
Elternzeitvertretung mit Perspektive
Einstieg mit Gestaltungsspielraum
Verlässlicher Arbeitsalltag: Geregelte Arbeitszeiten, planbarer Arbeitsalltag, ruhiges, professionelles Arbeitsumfeld
Zusätzliche Leistungen: Zuschuss zum Jobticket, Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge, zentraler, gut erreichbarer Standort in Düsseldorf