Assistenz / Sekretariat (m/w/d)

Assistenz / Sekretariat (m/w/d)

Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN), Magdeburg

Das Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN) Magdeburg ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung an der die neurobiologischen Mechanismen von Lernen und Gedächtnis erforscht werden. Mit einem breiten Spektrum an molekularbiologischer, tier- und humanexperimenteller Forschung und entsprechender Forschungsinfrastruktur bildet das LIN einen der Eckpfeiler der neurowissenschaftlichen Forschung in Magdeburg und der Leibniz-Gemeinschaft. Mit 250 Beschäftigten arbeiten wir national und international mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt und möglichst in Vollzeit (40h/Woche), Teilzeitoptionen sind möglich, zunächst für 2 Jahre befristet, mit Option der Übernahme in ein dauerhaftes Beschäftigungsverhältnis, eine kompetente Persönlichkeit als

Assistenz / Sekretariat (m/w/d)

für die Forschungsgruppen "Verhaltensneurobiologie" (Prof. Dr. Janelle Pakan), "Neuronale Schaltkreise und Netzwerkdynamik" (Dr. Hanna Zwaka) und Kognition & Emotion" (Dr. Sanja Bauer-Mikulovic), im weiteren Verlauf unserer Strukturierungsprozesse für die Betreuung unterschiedlicher Programmbereiche unseres Hauses zuständig sein. Sie koordinieren somit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und Zentralen Diensten.

Zu ihrem Aufgabenspektrum gehören insbesondere:

• Erledigung allgemeiner büroorganisatorischer Aufgaben und Sekretariatstätigkeiten, u. a. Terminplanung und -koordinierung, Posteingang und -ausgang, Erledigung von elektronischer und schriftlicher Korrespondenz (auch in englischer Sprache);
• Verwaltung von Datenbanken;
• Verwaltung zentraler Mittel und Drittmittel einschl. Budgetkontrolle, Mithilfe und Koordination der Sachberichtserstellung, Fristenüberwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, (in Abstimmung mit der AG Finanzen);
• Unterstützung im Beschaffungsmanagement (u.a. Bestellungen, Angebotseinholung, Rechnungsbearbeitung in Abstimmung mit der AG Einkauf);
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (u.a. verwaltungsmäßige Mitwirkung bei Einstellungsverfahren in Abstimmung mit der AG Personal);
• Unterstützung bei der Organisation von Lehr- und Forschungstätigkeiten;
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und (internationalen) Veranstaltungen;
• Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Mitgliedern der Forschungsgruppen;
• Erstellung und Aktualisierung des Internetauftritts der Forschungsgruppe.

Sie bringen mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretärin, in einem kaufmännischen oder verwaltungsorientierten Beruf oder vergleichbare Qualifikationen;
• wünschenswerterweise Berufserfahrung in administrativen Tätigkeiten an einer wissenschaftlichen Einrichtung oder Hochschule;
• Erfahrung in der finanziellen und organisatorischen Betreuung von Forschungsprojekten mit öffentlicher Förderung; u.a. Unterstützung;
• sicheren Umgang mit Büro- und Rechentechnik und den üblichen MS-Office-Programmen (u.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
• sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Arbeitssprache der Forschungsgruppen);
• Belastbarkeit sowie strukturierte Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen;
• Verantwortungsbewusstsein, Kommunikations-und Teamfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und freundliches Auftreten.

Das bieten wir Ihnen:

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Forschungsinstitut;
• leistungsgerechte Vergütung je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 7 TV-L;
• (Sozial-)Leistungen nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder, einschl. betrieblicher Altersvorsorge (VBL Ost) und Jahressonderzahlung;
• eine kollegiale Arbeitsumgebung mit entsprechenden Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten und Möglichkeiten mobilen Arbeitens (Home Office);
• eine ausführliche Einarbeitung an einem modernen Arbeitsplatz.

Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen ist für uns ein wichtiger Wert. Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Bestandteile unserer Personalpolitik.

Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten sich bewerben? Dann richten Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse sowie einschlägiger Arbeits- und Fortbildungsnachweise unter Angabe der Referenz LIN 2025/13 als einzelnes PDF-Dokument (< 5 MB ) an Bewerbunglin- Bitte machen Sie Angaben zu möglichen Eintrittsterminen. Bewerbungsschluss ist der Falls Sie Fragen haben, erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse. Unvollständige Bewerbungsunterlagen können nicht berücksichtigt werden.

Haben Sie einen internationalen Berufs- oder Studienabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte auch eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) bei. Sollten Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite:

Die Bewerbungsunterlagen und -daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens gespeichert und verwendet. Die Unterlagen werden nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren gibt es unter