Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit (50 %)

medflex ist das KI-Teammitglied für Arztpraxen, MVZs und Kliniken. Unsere Plattform automatisiert die Kommunikation mit Patient:innen – empathisch, effizient und sicher. Wir verbinden bestehende Systeme, schaffen intelligente Workflows und entlasten medizinisches Personal durch moderne AI-Agenten.

Wir wachsen stark und bauen unsere operativen Prozesse weiter aus. Dafür suchen wir eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit für unsere Abrechnungs- und Auftragsprozesse.

Aufgaben

Als Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) bist du verantwortlich für die saubere und reibungslose Abwicklung unserer Kundenaufträge im Abrechnungssystem. Du stellst sicher, dass Rechnungen korrekt erstellt, angepasst und nachverfolgt werden – in enger Abstimmung mit Sales und Customer Service. Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Sales, Customer Service und Finance. Deine Aufgaben:

Auftrags-& Abrechnungsmanagement

• Erfassung und Pflege von Kundenaufträgen im Abrechnungssystem
• Auslösung und Kontrolle von Rechnungen
• Durchführung von Rechnungsänderungen, Korrekturen und Stornos
• Prüfung von Abrechnungsgrundlagen und Vertragsdaten
• Sicherstellung korrekter Abrechnungszyklen

Zahlungsmanagement

• Überwachung offener Posten
• Einleitung und Koordination von Zahlungserinnerungen und Eskalationen
• Unterstützung bei Klärung von Zahlungsdifferenzen

Schnittstellenarbeit

• Enge Abstimmung mit Sales und Customer Service
• Klärung abrechnungsrelevanter Sonderfälle
• Unterstützung bei der Prozessoptimierung

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Abrechnung, Billing, Auftragsbearbeitung oder Finance Ops
• Sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohe Zahlenaffinität und Genauigkeit
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen
• Kommunikationsstärke im Austausch mit internen Teams
• Selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise

Nice to Have

• Erfahrung im SaaS- oder Subscription-Umfeld
• Kenntnisse in CRM-, ERP- oder Billing-Systemen
• Erfahrung mit wiederkehrenden Abrechnungsmodellen

Benefits

• Teilzeitstelle (50 %) mit flexiblen Arbeitszeiten
• Remote- oder Hybrid-Option
• Verantwortung für einen zentralen operativen Bereich
• Direkte Zusammenarbeit mit Management, Sales und Delivery
• Schnelles Wachstum und kurze Entscheidungswege
• Starkes, ambitioniertes Team im HealthTech-Umfeld