Executive Assistant to CEO (m/w/d)

Deine Mission bei ucm:

Deine Rolle – mehr als Assistenz. Du steuerst, was wirkt. Du bist strukturiert, klar und schnell im Kopf – aber du willst mehr als Organisation? Du willst verstehen, wie Führung wirklich funktioniert, und dabei nicht zuschauen, sondern mitsteuern?
Als Executive Assistant to CEO bist du operative:r Co-Pilot:in, Sparringspartner:in und Systemverstärker:in an der Seite unserer Geschäftsführung. Du schützt Fokus, priorisierst Themen, steuerst Kommunikation und verantwortest strategisch-taktische Projekte.

Deine Aufgaben:

• Fokussteuerung & Priorisierung: Du koordinierst Kalender, Fristen, Reisen und Input – mit System, Takt und Weitblick.
• Kommunikationsschnittstelle & Diplomatie: Du steuerst den Informationsfluss, formulierst verbindlich und hältst Reibung niedrig – intern wie extern.
• Legal- & Projektsteuerung: Du begleitest Fristen, Vertragsprozesse und steuerst CEO-nahe Initiativen mit Überblick und Ownership.
• Strategische Vorbereitung & Struktur: Du bereitest Entscheidungen vor, setzt Follow-ups sauber um und denkst operativ voraus.
• Events & Offsites: Du organisierst strategische Formate, interne Events und begleitest Führungstermine mit Professionalität.

Das bringst du mir:

Diese Rolle ist ein Türöffner in die operative Steuerung eines CEO. Deshalb suchen wir Mitdenker:innen mit Haltung, Systemblick und Hands-on-Klarheit.

• Strategisches Vorausdenken: Du erkennst Muster, bevor sie formuliert werden. Du antizipierst Bedarfe, planst Puffer ein, erkennst Engpässe, bevor sie eskalieren – und steuerst aktiv dagegen.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du handelst, triffst Entscheidungen innerhalb deines Rahmens, schaffst Ordnung – ohne Absicherungsschleife oder Mikromanagement.
• Top-Kommunikation auf allen Ebenen: Du formulierst präzise, klar und situativ angemessen – egal ob mit dem CEO, Mitarbeitenden, Stakeholdern oder Dienstleistern. Du steuerst Informationen mit Haltung und Verbindlichkeit.
• Diskretion, Integrität und Vertrauen: Du arbeitest an sensiblen Themen, mit persönlichen Informationen und strategischen Inhalten. Du bist integer, verschwiegen und souverän – und behandelst Vertrauliches wie einen Tresor.
• Resilienz & Gelassenheit unter Druck: Du bleibst ruhig, wenn es schnell geht. Du bewahrst Struktur, wenn andere hektisch werden. Du passt dich an, wenn Pläne sich ändern – ohne Fokus zu verlieren.
• Systemkompetenz & digitale Souveränität: Du bewegst dich sicher in digitalen Tools (Google Workspace, Slack, Confluence etc.) und bist bereit, neue Systeme (z. B. CRM, HR, Sales) schnell zu adaptieren.
• Analytischer Blick & organisatorische Exzellenz: Du kombinierst Liebe zum Detail mit Überblick. Du kannst strukturieren, priorisieren, sauber dokumentieren – und verlierst dabei nie das große Ganze aus dem Blick.
• Ambition mit Haltung – kein Statusdenken: Du suchst Nähe zur Führung nicht für Titel oder Prestige, sondern für Wirkung. Du bringst Neugier, Energie und Loyalität mit.

Warum ucm:

• Leadership Exposure: Du arbeitest direkt mit dem CEO – ohne Umwege, mit Vertrauen und Verantwortung.
• High-Speed Operations: Du steuerst Kalender, Kommunikation, Legal- & Strukturthemen – auf Augenhöhe und mit Überblick.
• Cross-funktionale Projektverantwortung: Innerhalb der ersten 6 Monate steuerst du Projekte in Business Administration, Operations, Legal oder Structure – selbstständig, disziplinübergreifend, umsetzungsstark.
• Strukturiertes Onboarding & Mentoring: Du wirst begleitet durch gezieltes Sparring mit CEO und anderen Abteilungen, bekommst klare Ziele, Feedback und Entwicklungsperspektive.
• Kultur, die Klarheit liebt: Du wirst Teil eines Teams, das Verantwortung übernimmt, Qualität lebt und Geschwindigkeit schätzt – ohne Ego, aber mit Exzellenz.

Dein Bewerbungsprozess:

• Erstgespräch (30 Minuten, telefonisch): Du sprichst mit einer Person aus unserem People Team. Es geht um deinen Hintergrund, deine Motivation – und um erste Fragen zur Rolle, zur Kultur und zu ucm.
• Deep Dive mit dem CEO (45 Minuten, vor Ort): Hier geht’s ans Eingemachte: Wir sprechen über konkrete Situationen, Priorisierung, Kommunikation, Entscheidungslogik. Du bekommst ein klares Gefühl für die Rolle – und wir für deinen Stil.
• Assessment und Live Case (120 Minuten, vor Ort): Ein realistisches Mini-Case aus dem Alltag. Keine Folien, keine Theorie – sondern eine echte Situation, wie du sie übernehmen würdest.