Executive Assistant Vollzeit

Editorial Hub ist ein in Frankfurt am Main ansässiges Medienunternehmen. Unser 360-Grad-Leistungs- angebot mit dem Hauptaugenmerk auf die Bereiche Lifestyle und Beauty, reicht von Digital, über Data- driven bis Print. Die 360-Grad-Medienmarken séduction und eternal Beauty erreichen mit den Print- Ausgaben in der Süddeutschen Zeitung 1,2 Mio. Leser:innen. Digital erreichen wir ca. 500.000 User pro Monat.

Mit besonderem Fokus auf Online und Social Media, werden unsere Leser:innen tagtäglich über aktuelle News informiert. Hochwertige Videoproduktionen gehören zu unserer Markenidentität. Mit Partnern aus dem Premiumbereich produzieren wir Livestreams und schaffen interaktive Erlebnisse.

Aufgaben

• Executive Support: Kalender-, Reise- und E-Mail-Management; Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
• Kommunikations-Drehscheibe: Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Redaktionen, Vertrieb, Marketing, externen Partnern und Gesellschaftern
• Projektkoordination: Planung, Tracking und Follow-up von bereichsübergreifenden Projekten (z. B. Launches, Events, Prozessoptimierungen)
• Unterlagen & Research: Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Markt-/Wettbewerbsrecherchen
• Office- und Vertragsorganisation: Dokumentenmanagement, einfache Vertrags- und Budgetvorbereitung in Abstimmung mit Legal/Finance
• Vertrauliches & Compliance: Sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen, Fristen- und Maßnahmenkontrolle

Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder PMO – idealerweise in Verlag/Medien, Agentur oder einem dynamischen KMU
• Organisationstalent mit hohem Qualitätsanspruch, Proaktivität und Diskretion
• Souveräne Kommunikation auf Deutsch (C2) und sehr gutes Englisch (mind. B2/C1)
• Sicherer Umgang mit MS 365/Google Workspace; Bonus: Erfahrung mit Projekt-/Task-Tools (Asana, Trello, Notion o. ä.)
• Ausgeprägtes Zeit- und Stakeholder-Management, Priorisierung und „Hands-on“-Mentalität Zeit- und Stakeholder-Management, Priorisierung und „Hands-on“-Mentalität

Benefits

• Flexibles Arbeiten: Gleitzeit, hybrides Modell
• Moderne Tools
• Entwicklung: Weiterbildungen
• Konditionen: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, Mobilitätszuschuss
• Kultur: Wertschätzung, kurze Wege, klare Entscheidungen