Head of Staff

VIEWENTO ist Teil der Verve Retail Media Holding und bringt digitale Werbeflächen in den stationären Handel – mit Schwerpunkt auf LEH (z. B. EDEKA), aber auch in Baumärkte, Drogerien und weitere Retail-Umfelder. Mit smarten, datenbasierten Lösungen verbinden wir Marken, Händler und Shopper genau dort, wo Kaufentscheidungen entstehen – und machen Retail Media messbar und erlebbar.

Als Head of Staff (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens:

Du sorgst für Struktur, koordinierst Abläufe und Prioritäten, unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und stellst sicher, dass Informationen, Entscheidungen und Aufgaben zuverlässig umgesetzt werden.

Aufgaben

Administrative & organisatorische Unterstützung

Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und organisatorischen Themen

• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsübersichten
• Sorgfältige Dokumentation und Ablage wichtiger Informationen und Verträge

Termine, Planung & Übersicht

Koordination von Terminen, Abstimmungen und internen Besprechungen

• Organisation von Reisen, Events und externen Terminen
• Überblick über laufende Themen behalten und rechtzeitig an Deadlines erinnern

Information & Struktur

Sicherstellen, dass relevante Informationen an der richtigen Stelle landen

• Erstellung kurzer Zusammenfassungen, Protokolle und Follow-ups
• Unterstützung beim Aufbau klarer Arbeitsabläufe und interner Standards

Verlässlicher Sparringspartner

Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Diskrete Bearbeitung vertraulicher Themen
• Mitdenken, nachhalten, Dinge "auf Kurs halten"

Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation — oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Position mit hoher organisatorischer Verantwortung

(z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Business Operations, PMO, Office Management)

• Sehr strukturierte, vorausschauende und pragmatische Arbeitsweise
• Hohe Eigenständigkeit, Loyalität und Diskretion
• Starke Kommunikationsfähigkeit — schriftlich wie mündlich
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Monday, CRM-Systeme)

Benefits

• Zentrale Schlüsselrolle mit echter Wirkung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Moderne Arbeitsweise, kurze Entscheidungswege
• Ein Umfeld an der Schnittstelle von Retail, Media & Technologie
• Persönliche Weiterentwicklung und Verantwortung
• JobRad, 30 Tage Urlaub, etc.

Lust, mit uns Retail Media weiterzuentwickeln?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung — gerne mit kurzem Lebenslauf oder LinkedIn-Profil.