Kaufmännische Leitung & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Im Romantik Hotel Reichshof verbinden wir Tradition mit modernen Arbeitsweisen und legen Wert auf Wertschätzung, Teamgeist und transparente Prozesse . Als Kaufmännische Leitung & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) bist du eine Schlüsselfigur in der Verwaltung, Prozesssteuerung und Weiterentwicklung unseres Unternehmens. In direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Führungskräften bist du verantwortlich für alle kaufmännischen Abläufe und die Optimierung administrativer Prozesse.

• Verantwortung für die Kassen- und Zahlungsverwaltung , einschließlich Abgleich von Kassenbeständen, Einzahlungen und Überprüfung von Kontoauszügen
• Gutscheinverwaltung von Buchung über Dokumentation bis zur Einlösung
• Überwachung und Bearbeitung des Kreditoren- und Debitorenmanagements , einschließlich Rechnungsprüfung, Kontierung, Zahlungsfreigaben und Mahnwesen
• Datenpflege der Betriebs-Systeme (Datev, HGK Backoffice etc)
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Behörden, Zuarbeit für den Steuerberater
• Erstellung und Kommunikation von Managementberichten für die Geschäftsleitung sowie Unterstützung bei Analysen und Entscheidungsprozessen
• Aufbau eines strukturierten Vertragsmanagements , inklusive Fristenüberwachung und Controlling
• Mitarbeit in internen Arbeitskreisen und Meetings zur Weiterentwicklung des Unternehmens
• Optimierung administrativer Prozesse, insbesondere im Rahmen der Digitalisierung und Prozessverbesserung
• Klärung von Differenzen und Unstimmigkeiten sowie die Reduzierung dieser durch Überprüfung und Anpassung bestehender Abläufe
• Sicherstellung einer strukturierten analogen und digitalen Ablage sowie Organisation der Büroverwaltung
• Förderung einer agilen und wertschätzenden Unternehmenskultur , die auf Transparenz, Respekt und Zusammenarbeit basiert

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Finanzen
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Organisationsgeschick
• Kommunikationsstärke, um mit Mitarbeitern, externen Partnern und der Geschäftsleitung effizient zusammenzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit Datev Unternehmen online sowie Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten, die für die tägliche Arbeit notwendig sind (HGK Backoffice, Gastromatic, Hotelkit)
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit Gestaltungsspielraum und direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
• Ein herzliches, familiäres Team , das sich auf deine Ideen und Impulse freut
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten, zu optimieren und zu digitalisieren
• Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
• Attraktive Zusatzleistungen sowie Vergünstigungen in Partnerhotels (Fair Job Hotels, Romantik Hotels)

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Familie Haver & das Team des Romantik Hotel Reichshof