MEI Services GmbH: Assistenz der Geschäftsführung (f/m/d) - in Teilzeit

Für unseren Kunden, ein familiengeführtes renommiertes Unternehmen, suchen eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Berlin.

Für diese Stelle ist Teilzeit von 20 bis 24 Stunden / Woche vorgesehen.

Unterstützung des laufenden Geschäftsbetriebs einer Dienstleistungsgesellschaft für die Verwaltung von Immobilien und eines Forstbetriebs mit anfangs klarem Schwerpunkt auf buchhalterischer Zuarbeit und im weiteren Verlauf die Übernahme von mehr Tätigkeiten. Die Rolle ist operativ, strukturiert und darauf ausgelegt, Prozesse zu stabilisieren. Langfristig wirst Du als Assistenz (f/m/d) die Prozesse automatisieren und modern mit KI Tools wie Claude oder GPT gestalten.

Deine Benefits:

• 20–24 Stunden pro Woche, flexible Einteilung
• Verlässliche Teilzeitposition mit langfristiger Perspektive
• Operative Verantwortung mit Entwicklungspotenzial
• Möglichkeit, moderne KI-gestützte Prozesse aktiv mitzugestalten
• Zunächst überwiegend vor Ort in Berlin, später teilweise Remote möglich

Deine Aufgaben und Dein Beitrag zum Erfolg:

Buchhaltung anfangs 70% der Tätigkeit: ( später nach Automation weniger )

• Vorbereitende Buchhaltung für Steuerberater und Prüfungen (keine eigenständige Abschlusserstellung)
• Sicherstellung einer vollständigen, nachvollziehbaren und strukturierten Dokumentation
• Zuordnung von Belegen, Rechnungen und Kontoauszügen
• Pflege und Aufbereitung von Buchhaltungsdaten in MS Excel
• Ordnungsgemäße digitale Ablage sämtlicher buchhalterischer Dokumente (Cloud-Strukturen)

Tagesgeschäft 30%:

• Eigenständige Fristenkontrolle und strukturierte Nachverfolgung offener Themen
• Proaktive Erinnerung und Unterstützung der Geschäftsführung
• Mitarbeit bei der Einführung und Anwendung von KI-Tools zur Prozessoptimierung
• Direkte Kommunikation per Telefon und Email mit Mietern und Mieterinnen um diesen bei ihren Anliegen zu helfen
• Durchführungen von Flächenübergaben an Neumieter/innen
• Gelegentliche Teilnahme an Baubesprechungen

Deine Stärken und Dein Profil:

• Grundverständnis der Buchhaltung und erste praktische Erfahrung in der Objektbuchhaltung
• Integrität, Diskretion und Engagement im Umgang mit Finanzen und vertraulichem Geschäftsalltag
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigenständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Lebensmittelpunkt in Berlin oder hohe Verfügbarkeit für Vor-Ort-Termine
• Sehr sicherer Umgang mit MS Excel (strukturierte Datenpflege, saubere Arbeitsweise)
• Digitale Souveränität und erste Erfahrung im produktiven Einsatz von KI-Tools (z. B. GPT, Claude)
• Affinität zu digitalen Workflows und Prozessdenken
• Fehlerfreies Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse

Ruby Berlin HR Consulting sucht im Auftrag von MEI Services GmbH.

Senior Recruiter: Janosch Fingerhut