Mitarbeiter (m/w/d) für die Organisation von Veranstaltungen, Fahrdienst und Service sowie für di...

Stellenbeschreibung

Kommen Sie in unser Team! Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Sachgebiet Z1 („Organisation, Digitalisierung und IuK“) einen Mitarbeiter (m/w/d) für die Organisation von Veranstaltungen, Fahrdienst und Service sowie für die Vorzimmervertretung des Präsidiums in Vollzeit.

Wer sind wir?

Die Regierung von Schwaben ist eine von sieben Mittelbehörden im dreistufigen
Behördenaufbau der bayerischen Staatsverwaltung. Als fachübergreifendes
Kompetenzzentrum erfüllt die Regierung Aufgaben aus den Geschäftsbereichen fast aller bayerischen Staatsministerien. Ihre Aufgabe besteht darin, die verschiedensten Interessen zu bündeln und zu koordinieren. Außerdem berät sie in Rechts- und Fachangelegenheiten und fördert private und öffentliche Vorhaben.

Ihre Aufgaben

• Organisatorische Betreuung von Veranstaltungen inklusive Vertragsverhandlungen und Vertragsabschlüssen
• Beauftragung Cateringservice und externer Dienstleister
• Mitwirkung bei der Fahrdienstverwaltung
• Management der Kraftfahrzeuge der Regierung von Schwaben
• Einsatz im Servicebüro Z (Schreibarbeiten, Bereitstellung von Tagungsgetränken, Aushilfe in der Telefonvermittlung)

Weitere Verantwortlichkeiten der Vorzimmervertretung des Präsidiums:

• Ansprechpartner für interne und externe Kontakte
• Terminplanung
• Postein- sowie Postauslauf
• Sekretariatstätigkeiten inklusive der selbständigen Fertigung von Schreiben
• Empfang von Gästen sowie Bereitstellung von Tagungsgetränken bei Besprechungen
• Zusammenstellen von Unterlagen für die Hausleitung
• selbständige Dateiverwaltung und Ablage
• sonstige Assistenzaufgaben

Qualifikationen

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. Fachangestellter, Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation)
• ausgeprägtes Verhandlungs- und Organisationsgeschick
• sicheres Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• hohe Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• aufgeschlossenes, freundliches und sicheres Auftreten
• gute Kommunikationsfähigkeit sowie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• eigenverantwortliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
• sichere Beherrschung der aktuellen Microsoft-Office-Produkte
• Bereitschaft, sich in softwaregestützte Fachanwendungen einzuarbeiten

Bezahlungen & Leistungen

• Tarifgerechte Bezahlung: Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 5 TV-L mit Entwicklungsmöglichkeit nach Entgeltgruppe 6 TV-L
• Ein vielseitiges, interessantes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes einschließlich einer betrieblichen Altersvorsorge
• Eine jährliche Sonderzahlung gemäß den Bestimmungen nach dem TV-L sowie vermögenswirksame Leistungen
• Angebote im Rahmen des Gesundheitsmanagements
• Corporate Benefits

Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet für ein Jahr. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.

Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei ansonsten im Wesentlichen gleichen Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Datenschutz auf unserer Homepage.

Wir bitten um Übersendung Ihrer Bewerbung mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen) bis spätestens über unser Online-Bewerbungsportal Interamt.

Ansprechpartner für fachliche Fragen ist Herr Zauner, Tel. 0821/ , für personalrechtliche Fragen Herr Schmidt, Tel. 0821/ .

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