Office Manager, Immobilienunternehmen

Office Manager (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Büroorganisation & Administration

• Verantwortung für den reibungslosen Ablauf aller administrativen und organisatorischen Prozesse im Büro
• Koordination und Optimierung interner Arbeitsabläufe
• Verwaltung von Büromaterial, Bestellwesen und Lieferantenbeziehungen
• Organisation und Pflege der Büroinfrastruktur

Assistenz & Kommunikation

• Unterstützung der Geschäftsführung und des Immobilienteams bei administrativen Aufgaben
• Termin- und Kalendermanagement
• Professionelle Telefon- und E-Mail-Korrespondenz mit Kunden, Mietern und Geschäftspartnern
• Empfang und Betreuung von Besuchern

Immobilienspezifische Tätigkeiten

• Unterstützung bei der Verwaltung von Immobiliendokumenten und Verträgen
• Pflege der Objektdatenbank und CRM-Systeme
• Koordination von Besichtigungsterminen
• Vorbereitung von Exposés und Präsentationsunterlagen
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern

Finanz- & Rechnungswesen

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen
• Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und externen Steuerberatern

Projektmanagement

• Planung und Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Teamevents
• Koordination von Dienstleistern und Handwerkern für Immobilienobjekte
• Unterstützung bei speziellen Projekten und Sonderaufgaben

Ihr Profil

Qualifikation & Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise in der Immobilienbranche
• Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung mit Immobiliensoftware (z.B. DOMUS, FlowFact) von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Belastbarkeit auch in stressigen Situationen

Wünschenswert

• Grundkenntnisse im Immobilien- und Mietrecht
• Erfahrung im Umgang mit Kunden und Dienstleistern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
• Ein angenehmes Arbeitsumfeld mit modernem Büro
• Leistungsgerechte Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home-Office (nach Absprache)
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Ein motiviertes und kollegiales Team
• Betriebliche Altersvorsorg

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen