People and Operations Coordinator

Vollzeit Toshiba Global Commerce Solutions – Standort Neuss

(bis zu 2 Tagen Homeoffice pro Woche)

Über uns

Toshiba Global Commerce Solutions ist ein weltweit führender Anbieter von Technologielösungen für den Einzelhandel. Unser Ziel ist es, innovative Lösungen zu entwickeln, die es unseren Kunden ermöglichen, außergewöhnliche Einkaufserlebnisse zu schaffen und den steigenden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Wir begleiten unsere Kunden von der Strategieentwicklung bis zur Umsetzung und unterstützen sie dabei, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren und zukunftssicher aufzustellen.

Als HR & Office Coordinator (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, externen Dienstleistern sowie internen Funktionen wie, IT, Finance und Facility Management und stellen einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher.

Ihre Aufgaben

• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende sowie externe Dienstleister
• Koordination von Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Sicherheit, Wartung)
• Organisation und Steuerung von Instandhaltungsmaßnahmen (präventiv und reaktiv)
• Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und Schlüsselmanagement
• Erstellung von Bestellanforderungen (Purchase Orders) sowie Prüfung von Rechnungen

Arbeitssicherheit (HSE)

• Unterstützung bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben im Bereich Arbeitssicherheit
• Organisation und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen (z. B. Bildschirmarbeitsplätze)
• Pflege von HSE-Dokumentationen und Maßnahmenverfolgung
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und internen Ansprechpartnern
• Unterstützung beim On- und Offboarding in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung

Fuhrparkmanagement

• Unterstützung bei administrativen Themen rund um Dienstwagen

Firmenkreditkarten

• Verwaltung von Firmenkreditkarten (Einrichtung, Sperrung, Monitoring)

Reisemanagement

• Organisation von Geschäftsreisen (Bahn, Flüge, Hotels etc.) bei Bedarf

Allgemeine HR-Administration & Unterstützung

• Unterstützung im gesamten Employee Lifecycle (Onboarding, Versetzungen, Offboarding)
• Vorbereitung von HR-Dokumenten (z. B. Verträge, Bescheinigungen, Korrespondenz)
• Pflege und Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Personalakten
• Unterstützung bei HR-Projekten und Prozessen (z. B. Performance Management, Jahresendprozesse)
• Postbearbeitung und allgemeine administrative Tätigkeiten
• Unterstützung angrenzender Abteilungen (Sales, Finance, IT)

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Personalfachkauffrau) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Erste Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Excel und Word)
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Oracle) wünschenswert

Persönliche Kompetenzen

• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Organisationsgeschick und ausgeprägte Detailgenauigkeit
• Serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsstärke
• Teamfähigkeit sowie Hands‑on‑Mentalität
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Hybrides Arbeitsmodell (bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche)
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten