Personal Assistant & Office Manager m/w/d - 50% (unbefristet)

Unser gemeinsames Ziel

Sie unterstützen die Direktion des Vitra Design Museums im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, sorgen für strukturierte Abläufe im Büro und fungieren als zentrale Schnittstelle innerhalb der Organisation.

Das erwartet Sie

• Korrespondenz sowie Termin- und Reisekoordination für die Museumsleitung, inklusive Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Unterstützung der Direktion (u.a. bei Reportings, Präsentationen, Erfassung von Adressen in der Datenbank MuseumPlus)
• Administrative Betreuung von Sonderprojekten (einschließlich Abrechnung) sowie Eventkoordination
• Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern
• Organisation des Museumsbüros und der Infrastruktur
• Schnittstelle zu allen Abteilungen des Museums sowie Informationstechnologie, Gebäudemanagement und dem Vitra Campus Team
• Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und externe Dienstleister

Damit können Sie überzeugen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld
• Sehr guter Umgang mit MS Office sowie hohe IT-Affinität
• Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Deutsch und Englisch
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Diskretion, Teamfähigkeit und Eigeninitiative
• Kommunikationstalent mit Freude am direkten Kontakt mit Menschen

Enjoy working at the Vitra Design Museum

• Wir bieten ein dynamisches und kreatives Arbeiten im internationalen Umfeld und verfolgen eine nachhaltige Unternehmensstrategie
• Unsere Arbeitsumgebung bietet Raum zur vollen Entfaltung inklusive Rückzugsgebiete zum konzentrierten Arbeiten
• Erleben Sie einen inspirierenden Campus mit umfassenden und einmaligen Angeboten im kulturellen Bereich und einem eigenen Mitarbeitergarten
• Ein umfassendes Einarbeitungs- und Willkommensprogramm
• "How to work better" - unser Konzept für die hybride Arbeitswelt. Für Sie bedeutet das, dass einzelne Tage Home Office möglich sind
• Wir haben eine unternehmenseigene Kantine und kostenfreies Mineralwasser
• Wir fördern nachhaltiges Pendeln. Dazu gehören für uns das "Jobrad" sowie E‑Ladestationen auf dem Campus
• Wählen Sie ein zusätzliches, individuelles Benefit - im Bereich von Fitnessangeboten, das Deutschlandticket, einen Zuschuss für Kantine oder Kinderbetreuung oder ein jährliches Gesundheitsbudget
• Profitieren Sie von attraktiven Vergünstigungen auf Produkte von Artek und Vitra

Haben Sie noch Zweifel?

Sie bringen nicht alle aufgeführten Qualifikationen mit? Lassen Sie sich nicht entmutigen: Wir sind überzeugt, dass mit einer lernbereiten, offenen Einstellung Berge versetzt werden können. Bewerben Sie sich also trotzdem und zeigen Sie uns, warum Sie die richtige Person für diese Position sind.

Wir setzen uns dafür ein, Chancengleichheit zu fördern und Diversität zu leben. Ausschlaggebend für Ihre Eignung sind ausschließlich Ihre Persönlichkeit und fachliche Argumente.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per E‑Mail annehmen können. Wir bitten Sie daher über unser Jobportal zu bewerben. Ihre offenen Fragen beantwortet Ihnen gerne Sabrina Handler , Telefon .