Sachbearbeiter:in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt

Sachbearbeiter:in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt

Die Universität Duisburg‑Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg in der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachbereiche EMPI-PST und EMPI-RF eine:n Sachbearbeiter:in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt (Entgeltgruppe 9a TV‑L).

Die Fachgebiete EMPI-PST und EMPI-RF sind international bekannte Einheiten, die Forschung zur Erzeugung, Charakterisierung und Prozessierung neuer Materialien für Batterien, Brennstoffzellen und Elektrolyse betreiben.

Ihre Aufgaben:

• Selbständige Kontenverwaltung für Haushalts- und Drittmittel inklusive
  • Überwachung und Verwaltung der Kostenstellen
  • Budgetverschiebungen und Umbuchungen
• Verwaltungsmäßige Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Organisation und Unterstützung bei nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Konferenzen, Symposien, Workshops und Vorträgen inkl. Programmplanung, -versand, Buchung von Tagungsorten, Unterkünften und Catering, Teilnehmermanagement, Referentenansprache und Betreuung externer Gäste (auch in englischer Sprache)
• Selbständige Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, Durchführen von Bestellungen, Kontierung
• Selbständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben inkl. Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung
• Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder Post mit Mitgliedern sowie universitärinternen und externen Partnern (auch in englischer Sprache)
• Unterstützung der Außendarstellung (z. B. Aktualisierung der Website)
• Ausbildungsabschluss als Veranstaltungskaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau, European‑Management‑Assistant, Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, wenn möglich im universitären Zusammenhang
• Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin‑ und Adressverwaltung (Microsoft Office)
• Grundkenntnisse der ERP‑Software SAP
• Fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Büroorganisation
• Kenntnisse der für die Universität relevanten Ordnungen und Richtlinien sind von Vorteil
• Aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicheres und souveränes Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Flexibilität, viel Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise, hohe Motivation, Verbindlich- und Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
• Erfahrung in Arbeit mit Content‑Management‑Systemen zur Unterstützung der Aktualisierung von Websites ist wünschenswert

Sie erwartet:

• Eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
• Ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
• Gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
• Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
• Ein breit aufgestelltes Fort‑ und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• Eine sehr gute ÖPNV‑Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• Attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
• Besetzungszeitpunkt: schnellstmöglich
• Vertragsdauer: befristet bis
• Arbeitszeit: 100 % Prozent einer Vollzeitstelle (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
• Bewerbungsfrist:
• Der Befristungsstatus richtet sich nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Teilzeit‑ und Befristungsgesetz, so dass nur Personen berücksichtigt werden können, die noch nicht an der Universität Duisburg‑Essen beschäftigt waren

Die Universität Duisburg‑Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern ( Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.