Sachbearbeitung für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt

Stellenbeschreibung

Sachbearbeiter:in für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt (w/m/d, Nr. 153-26)

Stellenart und Arbeitszeiten

• Stellenart: Vollzeit
• Arbeitszeit: 39 Stunden 50 Minuten (100 %); Teilzeit möglich
• Vertrag: unbefristet bzw. abhängig von Drittmittelprojekt

Aufgabenschwerpunkte

• Selbständige Kontenverwaltung für Haushalts- und Drittmittel, inkl. Überwachung und Verwaltung der Kostenstellen sowie Budgetverschiebungen und Umbuchungen
• Verwaltungsmäßige Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Organisation und Unterstützung bei nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen (Konferenzen, Symposien, Workshops, Vorträge), inklusive Programmplanung, Buchung von Tagungsorten, Unterkünften und Catering, Teilnehmermanagement, Ansprache von Referenten/innen und Betreuung externer Gäste (auch in englischer Sprache)
• Selbständige Abwicklung von Beschaffungsprozessen, Bestellungen und Kontierung
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder Post mit Mitgliedern, universitätsinternen und externen Partnern (auch in englischer Sprache)
• Unterstützung der Außendarstellung, z. B. Aktualisierung der Website

Qualifikationen

• Abschluss als Veranstaltungskaufmann/-frau, Bürokaufmann/-frau, European Management Assistant, Kaufmann/-frau – oder vergleichbare Berufsausbildung
• Gute bis sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, vorzugsweise im universitären Kontext
• Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Fachkenntnisse in der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin‑/Adressverwaltung (Microsoft Office)
• Grundkenntnisse der ERP‑Software SAP
• Fließende Deutsch‑ und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung in Büroorganisation
• Kenntnisse universitärer Richtlinien und Ordnungen von Vorteil
• Aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick, ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sicheres und souveränes Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Flexibilität, hohe Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise, Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
• Erfahrung mit Content‑Management‑Systemen zur Website‑Aktualisierung ist wünschenswert

Benefits

• Interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial und Kontakt zu vielen Bereichen der Universität
• Respektvolles, wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Gleitende Arbeitszeiten und Möglichkeit von Homeoffice
• Familienfreundliche Angebote: Betreuung für Kinder, Beratung bei Pflegeaufgaben
• Intensives Fort‑ und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
• Ausgezeichnete ÖPNV‑Anbindung und kostenfreie Parkplätze
• Attraktive Sport‑ und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)

EEO‑Erklärungen

• Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
• Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.