Sekretär*in für das Rektorat

Offenburg University of Applied Sciences Offenburg

Stellenbeschreibung:

Über uns

Mit vier Fakultäten bieten wir ein breites interdisziplinäres und praxisorientiertes Fächerspektrum: von Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie über Mechatronik, Medien und Medizintechnik bis hin zur Biotechnologie und Künstlichen Intelligenz. Die Hochschule Offenburg ist ein Ort der Innovation und zählt zu den forschungsstarken Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Wir pflegen intensive Kontakte zu Unternehmen und Partnerinnen aus der Region und sind gleichzeitig stark international ausgerichtet. Insgesamt sind an der Hochschule Offenburg über 550 Personen beschäftigt.

Wir suchen

Die Hochschule Offenburg sucht frühestmöglich eine*n Sekretär*in für das Rektorat in Vollzeit | 100 % | Vergütung nach E 6 TV‑L | befristet auf zwei Jahre | Kennziffer 1125.

Ihre Aufgaben

Effizientes Sekretariats- und Aufgabenmanagement
Terminkoordination, Planung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen des Rektorats
Erledigung der Korrespondenz in deutscher und ggf. englischer Sprache
Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs in Vertretung sowie Telefon- und E‑Mail-Kommunikation
Organisation von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Reisekostenabrechnungen, Abwicklung nach den Reisekostenrichtlinien des Landes)
Betreuung und Empfang von nationalen und internationalen Gästen des Rektorats
Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Übersichten und internen Informationssystemen
Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und Gremienarbeiten des Rektorats

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Qualifikation)
Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen
Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift auf Deutsch, mind. gute Englischkenntnisse, idealerweise auch in Französisch
Ein sicherer Umgang mit Tools des digitalen Büromanagements (MS Office etc.)
Ein sicheres und souveränes Auftreten sowie ein sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
Verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten
Hohes Maß an Loyalität und Diskretion
Ausgeprägte Serviceorientierung und Flexibilität

Wir bieten

Attraktive Fortbildungen, die Sie in Ihrem Job weiterbringen
Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
Hansefit
Jahressonderzahlung
Flexible Arbeitszeiten
Die Möglichkeit der Kinder-Ferienbetreuung in der hochschuleigenen Kita Sommersprosse
Attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und bei der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege

Allgemeine Hinweise

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Hochschule Offenburg ist bestrebt, ihren Frauenanteil zu erhöhen und fordert qualifizierte Frauen deshalb ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt (Schwerbehinderung bitte nachweisen).

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungs-Tool ein. Nach dem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine kurze Bestätigung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen per E‑Mail oder per Post nicht berücksichtigen werden.