Senior Project Manager - Event (m/w/d)

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Das Owners Forum ist ein Netzwerk führender internationaler Familienunternehmen. Die Mitglieder unseres Netzwerks gehören zu den führenden Familien ihres jeweiligen Landes und werden ausschließlich durch ihre Eigentümer: innen vertreten. Neben Fragestellungen rund um das Familienunternehmertum nimmt das Forum globale wirtschaftliche Themen in den Blick und fördert den persönlichen Austausch über konkrete Kooperationsmöglichkeiten. Etwa 8-mal im Jahr versammeln sich die Mitglieder unseres Netzwerks zu Foren und Dinner-Events in internationalen Wirtschaftshubs und spannenden Orten wie Seoul, Singapur, Kapstadt, New York, Paris oder London. Zur Verstärkung unseres Organisationsteams suchen wir eine*n Senior Project Manager*in für unser Event-Team in Berlin, der*die uns bei der Planung und Umsetzung unserer Veranstaltungen unterstützt.

Besetzung der Stelle: ab sofort bzw. je nach Verfügbarkeit

Aufgaben

In Vorbereitung der Foren

• Erstellung und Pflege von Projektplänen und Budgets
• Recherche von logistischen Lösungen für die Veranstaltungsorganisation im In- und Ausland
• Einholung von Angeboten und Verhandlung mit internationalen Dienstleistern
• Verhandlungsführung und Abschluss von Projektverträgen mit 5-Sterne-Hotels im In- und Ausland
• Kommunikation, Abstimmung und Umsetzung von Projektdetails im Team sowie mit nationalen und internationalen Dienstleistern und Partnern
• Vollumfängliche Organisation von Teamreisen zu den Veranstaltungsorten im In- und Ausland (u.a. Flüge, Visa, Unterkunft, Verpflegung)
• Einkauf sowie Logistikorganisation aller für die Veranstaltungen zu verfrachtenden Materialien
• Konzeption und Durchführung von internen Team-Schulungen und Briefings im Rahmen der Forenvorbereitung
• Ggf. Begleitung von Junior Project Manager: innen / Werkstudenten: innen

Auf den Foren

• Im Wechsel mit Kollegen/innen des Event-Teams Leitung des Gesamtteams vor Ort (ca. 10-15 Personen, je nach Event) oder Verantwortung für einen Teilbereich der Forenumsetzung

In der Nachbereitung der Foren

• Evaluation der Prozesse und Aktualisierung von Leitfäden für die einzelnen Teilbereiche der Forumsorganisation

Profil

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine entsprechende Qualifikation
• Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung auf entsprechendem Level im internationalen Eventmanagement und/oder der Spitzen-Hotellerie
• Sie schreiben und sprechen fließend Deutsch und Englisch (je B2/C1-Niveau)
• Sie bringen eine hohe Lernbereitschaft mit sowie eine Bereitschaft, sich die Prozesse und Arbeitsweisen des Owners Forums anzueignen
• Sie bringen eine hohe Reisebereitschaft mit (das Event-Team arbeitet etwa 8 Mal im Jahr für bis zu 8 Tage im Ausland)
• Sie sind belastbar und zuverlässig
• Sie können eine Vielzahl paralleler Aufgaben gleichzeitig jonglieren, und eine Hands-on-Mentalität zeichnet Sie aus
• Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit, gutes Selbstmanagement und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sie haben einen Blick fürs Detail und arbeiten sehr genau
• Sie haben bereits Erfahrung im Anleiten von Projektteams
• Sie bewahren auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf

Wir bieten

• Eine fundierte Einarbeitung und intensive Betreuung
• Einen spannenden Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Aufgaben
• Kurze Kommunikationswege
• Die Möglichkeit als Teil des Organisationsteams mehrmals pro Jahr ins Ausland zu reisen und nach Absprache die Reisedaten individuell zu legen, um beispielsweise Urlaub im Anschluss an das Event in der jeweiligen Region zu verbringen
• Attraktive Büroräume in Berlin-Mitte
• Die Möglichkeit nach der Einarbeitung/nach der Probezeit weltweit remote zu arbeiten – für die Forumslogistik ist allerdings mindestens dreimal pro Jahr eine je circa 6-wöchige Arbeitsphase aus unserem Berliner Büro notwendig

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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