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Das Owners Forum ist ein Netzwerk führender internationaler Familienunternehmen. Die Mitglieder unseres Netzwerks gehören zu den führenden Familien ihres jeweiligen Landes und werden ausschließlich durch ihre Eigentümer: innen vertreten. Neben Fragestellungen rund um das Familienunternehmertum nimmt das Forum globale wirtschaftliche Themen in den Blick und fördert den persönlichen Austausch über konkrete Kooperationsmöglichkeiten. Etwa 8-mal im Jahr versammeln sich die Mitglieder unseres Netzwerks zu Foren und Dinner-Events in internationalen Wirtschaftshubs und spannenden Orten wie Seoul, Singapur, Kapstadt, New York, Paris oder London. Zur Verstärkung unseres Organisationsteams suchen wir eine*n Senior Project Manager*in für unser Event-Team in Berlin, der*die uns bei der Planung und Umsetzung unserer Veranstaltungen unterstützt.

Besetzung der Stelle: ab sofort bzw. je nach Verfügbarkeit

Aufgaben

In Vorbereitung der Foren

Erstellung und Pflege von Projektplänen und Budgets
Recherche von logistischen Lösungen für die Veranstaltungsorganisation im In- und Ausland
Einholung von Angeboten und Verhandlung mit internationalen Dienstleistern
Verhandlungsführung und Abschluss von Projektverträgen mit 5-Sterne-Hotels im In- und Ausland
Kommunikation, Abstimmung und Umsetzung von Projektdetails im Team sowie mit nationalen und internationalen Dienstleistern und Partnern
Vollumfängliche Organisation von Teamreisen zu den Veranstaltungsorten im In- und Ausland (u.a. Flüge, Visa, Unterkunft, Verpflegung)
Einkauf sowie Logistikorganisation aller für die Veranstaltungen zu verfrachtenden Materialien
Konzeption und Durchführung von internen Team-Schulungen und Briefings im Rahmen der Forenvorbereitung
Ggf. Begleitung von Junior Project Manager: innen / Werkstudenten: innen

Auf den Foren

Im Wechsel mit Kollegen/innen des Event-Teams Leitung des Gesamtteams vor Ort (ca. 10-15 Personen, je nach Event) oder Verantwortung für einen Teilbereich der Forenumsetzung

In der Nachbereitung der Foren

Evaluation der Prozesse und Aktualisierung von Leitfäden für die einzelnen Teilbereiche der Forumsorganisation

Profil

Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine entsprechende Qualifikation
Sie verfügen über mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung auf entsprechendem Level im internationalen Eventmanagement und/oder der Spitzen-Hotellerie
Sie schreiben und sprechen fließend Deutsch und Englisch (je B2/C1-Niveau)
Sie bringen eine hohe Lernbereitschaft mit sowie eine Bereitschaft, sich die Prozesse und Arbeitsweisen des Owners Forums anzueignen
Sie bringen eine hohe Reisebereitschaft mit (das Event-Team arbeitet etwa 8 Mal im Jahr für bis zu 8 Tage im Ausland)
Sie sind belastbar und zuverlässig
Sie können eine Vielzahl paralleler Aufgaben gleichzeitig jonglieren, und eine Hands-on-Mentalität zeichnet Sie aus
Sie verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit, gutes Selbstmanagement und eine strukturierte Arbeitsweise
Sie haben einen Blick fürs Detail und arbeiten sehr genau
Sie haben bereits Erfahrung im Anleiten von Projektteams
Sie bewahren auch in Stresssituationen einen kühlen Kopf

Wir bieten

Eine fundierte Einarbeitung und intensive Betreuung
Einen spannenden Arbeitsplatz und abwechslungsreiche Aufgaben
Kurze Kommunikationswege
Die Möglichkeit als Teil des Organisationsteams mehrmals pro Jahr ins Ausland zu reisen und nach Absprache die Reisedaten individuell zu legen, um beispielsweise Urlaub im Anschluss an das Event in der jeweiligen Region zu verbringen
Attraktive Büroräume in Berlin-Mitte
Die Möglichkeit nach der Einarbeitung/nach der Probezeit weltweit remote zu arbeiten – für die Forumslogistik ist allerdings mindestens dreimal pro Jahr eine je circa 6-wöchige Arbeitsphase aus unserem Berliner Büro notwendig

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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The Owners Forum

Jobs:

Senior Project Manager - Event (m/w/d)

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