Senior Project Manager - International Events (m/w/d)

Das Owners Forum ist ein exklusives, mitgliedsbasiertes Netzwerk führender internationaler Familienunternehmen, vertreten durch Entscheidungsträger:innen der Eigentümerfamilien. Unsere Mission ist es, diese Unternehmergenerationen dabei zu unterstützen, komplexe globale Herausforderungen zu bewältigen und das Potenzial ihrer Generation voll auszuschöpfen.

Etwa achtmal im Jahr kommen unsere Mitglieder zu Foren und Dinner-Events in internationalen Wirtschaftshubs zusammen – darunter Berlin, London, New York, Paris, Kapstadt, Singapur oder Seoul.

Neben zentralen Fragestellungen rund um das Familienunternehmertum beschäftigt sich das Forum mit globalen wirtschaftlichen Themen und fördert den persönlichen Austausch über konkrete Kooperationsmöglichkeiten.

Zur Verstärkung unseres Organisationsteams suchen wir einen Senior Project Manager (m/w/d) International Events , der eine zentrale Rolle bei der Planung und Umsetzung unserer internationalen Veranstaltungen übernimmt.

Ihre Verantwortlichkeiten

In dieser Rolle übernehmen Sie eine zentrale Verantwortung in der Planung, Koordination und Umsetzung unserer internationalen Foren und Veranstaltungen.

Sie verantworten die strukturierte Planung und Organisation unserer internationalen Veranstaltungen – von der ersten Konzeption bis zur operativen Umsetzung.

• Erstellung und Pflege von Projektplänen und Eventbudgets
• Recherche logistischer Lösungen für internationale Veranstaltungen
• Einholung von Angeboten sowie Verhandlung mit internationalen Dienstleistern
• Verhandlung und Abschluss von Projektverträgen mit internationalen 5-Sterne-Hotels
• Abstimmung von Projektdetails im Team sowie mit nationalen und internationalen Partnern
• Organisation der Teamreisen zu den Veranstaltungsorten (Flüge, Visa, Unterkunft, Verpflegung)
• Einkauf sowie Logistikorganisation sämtlicher Materialien für die Veranstaltungen

Veranstaltungsdurchführung & Teamleitung

Während unserer internationalen Foren übernehmen Sie operative Verantwortung für die Umsetzung der Veranstaltungen.

• Im Wechsel mit Kolleg:innen Leitung des Events vor Ort (ca. 10–15 Personen)
• Alternativ Verantwortung für einzelne operative Teilbereiche der Eventumsetzung
• Durchführung von internen Teambriefings und Schulungen im Rahmen der Eventvorbereitung

Prozessentwicklung & Post-Event Auswertung

Nach den Veranstaltungen tragen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Eventprozesse bei.

• Evaluation der Abläufe und Prozesse nach den Foren
• Weiterentwicklung und Aktualisierung interner Leitfäden für die Veranstaltungsorganisation

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im internationalen Eventmanagement oder in der Spitzenhotellerie
• Erfahrung in der Steuerung komplexer Eventprojekte oder internationaler Veranstaltungsformate
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
• Hohe Reisebereitschaft (ca. acht internationale Events pro Jahr, jeweils bis zu acht Tage vor Ort)

Fähigkeiten

Sie sind in der Lage, mehrere Projekte und Aufgaben parallel zu koordinieren und behalten auch bei komplexen Abläufen den Überblick.

Sie arbeiten proaktiv, lösungsorientiert und übernehmen Verantwortung in einem dynamischen Umfeld.

Ausgeprägtes Qualitäts- und Detailbewusstsein

Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und mit hohem Qualitätsanspruch.

Sie haben Erfahrung in der Koordination kleiner Projektteams und arbeiten souverän mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen.

Souveränes Auftreten

Auch in anspruchsvollen oder stressigen Situationen behalten Sie den Überblick und agieren professionell.

Vergütung

Ein marktgerechtes, wettbewerbsfähiges Vergütungsmodell sowie ein jährliches Budget für persönliche und fachliche Weiterentwicklung.

Weiterentwicklung

Eine intensive Einarbeitung sowie kontinuierliches Mentoring mit der Möglichkeit, schrittweise mehr Verantwortung zu übernehmen.

Arbeitsumfeld

Ein dynamisches, kollaboratives und hands-on geprägtes Arbeitsumfeld mit kurzen Kommunikationswegen und offener Feedbackkultur.

Attraktive Büroräume in Berlin-Mitte sowie – nach der Einarbeitung bzw. Probezeit – die Möglichkeit, weltweit remote zu arbeiten.

Für die Forumslogistik ist jedoch mindestens dreimal pro Jahr eine etwa sechswöchige Arbeitsphase aus unserem Berliner Büro erforderlich .

Die einzigartige Möglichkeit, mit einigen der weltweit führenden internationalen Familienunternehmen zusammenzuarbeiten.

Mehrmals pro Jahr internationale Reisen zu unseren Veranstaltungen als Teil des Organisationsteams, mit der Möglichkeit, Reisedaten individuell zu gestalten und beispielsweise Urlaub im Anschluss an ein Event einzuplanen.

Urlaub

30 Tage Urlaub pro Jahr (am 24.12. und 31.12. ist jeweils ein halber Arbeitstag).