Specialist:in Office Management & Workplace Experience (m/w/d)

Für unsere europäische Zentrale im Raum Frankfurt am Main (Offenbach) suchen wir einen

In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Funktion im Office Management und verantwortest vielfältige Themen rund um Fuhrpark und Mobilität, die Unterstützung internationaler Mitarbeitender (Expats) sowie die Organisation von Events. Dabei gestaltest du aktiv eine positive Workplace Experience für unsere Mitarbeitenden.

Deine Aufgaben:

• Verantwortung für die Verwaltung und aktive Weiterentwicklung des Firmenwagen-Fuhrparks (ca. 30 Fahrzeuge) sowie Mitwirkung an der Gestaltung und Optimierung von Prozessen und Richtlinien
• Koordination der Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Partnern (z. B. Leasinggesellschaften, Versicherern, Werkstätten und weiteren Dienstleistern)
• Unterstützung internationaler Mitarbeitender (Expats), z. B. durch Koordination von Relocation, Visa und Versicherungen
• Unterstützung bei Geschäftsreisen und administrativen Prozessen (z. B. A1-Bescheinigungen, SAP Concur, Buchungsprüfungen, Rechnungen)
• Organisation und Koordination von Firmenevents (z. B. Jahresveranstaltung, JP Morgan Run und weitere Formate)
• Mitwirkung beim Ausbau des Versicherungskonzepts
• Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Unterstützung bei der Umsetzung von Digitalisierungs- und Verbesserungsmaßnahmen
• Vertretung der Rezeption und Übernahme von Empfangsaufgaben bei Bedarf

Dein Profil:

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich
• Erfahrung im Office Management, in Corporate Services oder in einer vergleichbaren administrativ-koordinativen Rolle
• Ausgeprägte Eigeninitiative sowie Interesse an der aktiven Weiterentwicklung von Prozessen und der Übernahme von Verantwortung
• Interesse an der Digitalisierung und Optimierung administrativer Abläufe
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Starke Kommunikationsfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und professionelles Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und administrativen Systemen

Angebot & Benefits:

• Flexible Arbeitszeiten
• Arbeit in einem internationalen Team und einem vielseitigen Umfeld
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit spannenden und herausfordernden Projekten
• Attraktives Gehalt sowie ein hervorragendes Vergütungs- und Benefitpaket, einschließlich Mittagessen (in Form von Essensgutscheinen oder in der Kantine), eines Monatstickets für den öffentlichen Nahverkehr sowie Gympass zur Unterstützung Ihres Wohlbefindens
• Unterstützung bei der Relocation