Team Lead (w/m/d) Service Administration

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Stellenbeschreibung:

Über uns

Sharing Trust and Passion for Unity

One Team. One Mission: We are stp.one and together we simplify legal work. In our industry, we have the opportunity to drive innovation every day. The great ideas of our colleagues ensure that we are shaping the AI-driven future of legal tech. You can help our clients to be successful and enable smart digital experience. Across various locations, all of us - over 400+ colleagues - collaborate with purpose, creativity, and passion to redefine how legal professionals work.

Stellenbeschreibung

Als Team Lead (w/m/d) Service Administration übernimmst du Verantwortung für Strukturen, Prozesse und Servicequalität in einem Umfeld, in dem Verlässlichkeit und Exzellenz entscheidend sind. Du verbindest strategisches Denken mit operativer Nähe zum Tagesgeschäft und entwickelst Services weiter, die Jurist:innen und Rechtsabteilungen im Arbeitsalltag wirklich unterstützen. Wenn du Lust hast, Service aktiv zu gestalten, Verantwortung zu übernehmen und Legal Tech auf das nächste Level zu heben, dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

Weitere Rahmeninformationen:

Dein Arbeitsplatz/ Standort: Wir suchen dich für unseren Standort Karlsruhe (Brauerstr. 12, 76135 Karlsruhe) oder Lauf a.d. Pegnitz (Oskar-Sembach-Ring 26, 91207 Lauf) und bieten dir einen hybriden Arbeitsplatz mit der Möglichkeit, flexibel zwischen Homeoffice und Bürotagen zu wechseln.

Startdatum: nächstmöglich

Deine Aufgaben

Führung & Teamverantwortung

Du führst, coachst und motivierst dein Team und schaffst eine Kultur von Vertrauen, Eigenverantwortung und kontinuierlicher Weiterentwicklung.
Du erstellst klare Aktionspläne, priorisierst Aufgaben und sorgst für Transparenz über Ziele, Fortschritte und Ergebnisse.
Du etablierst und nutzt KPIs zur Steuerung der Teamleistung und leitest daraus gezielte Verbesserungsmaßnahmen ab.
Du führst regelmäßige One-on-Ones sowie Feedback- und Entwicklungsgespräche und unterstützt aktiv die fachliche und persönliche Entwicklung deiner Mitarbeitenden.
Du förderst die team- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit und bist Vorbild für offene, wertschätzende Kommunikation.

Fachliche Aufgaben (Service Administration)

Du entwickelst, etablierst und pflegst Standards, Prozesse und Methoden im Service- und Administrationsumfeld und sorgst für deren einheitliche Anwendung.
Du analysierst bestehende Abläufe kontinuierlich und identifizierst Potenziale zur Effizienz- und Qualitätssteigerung.
Du unterstützt interne Teams und Stakeholder beratend bei servicebezogenen Fragestellungen, Best Practices, Risiken und Lösungsansätzen.
Du verantwortest den Monatsabschluss im Service-Kontext, einschließlich Rechnungsstellung, Prüfung von Rechnungen sowie der professionellen Bearbeitung von abrechnungsbezogenen Rückfragen und Beschwerden.
Du koordinierst Aufgaben und Ressourcen im operativen Tagesgeschäft und behältst dabei Abhängigkeiten und Prioritäten im Blick.
Du fungierst als Eskalationspunkt für komplexe fachliche Themen und arbeitest aktiv an nachhaltigen Lösungen mit.
Du stellst eine saubere Dokumentation von Prozessen, Aufgaben und Standards sicher.
Du schulst Teammitglieder und angrenzende Rollen zu etablierten Prozessen, Standards und Arbeitsweisen.

Dein Profil

Fachliches Know-how

Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle oder als Senior Expert / fachliche Teamkoordination im Service-, Projekt- oder Administrationsumfeld mit.
Du verfügst über fundierte Kenntnisse im Aufbau, in der Weiterentwicklung und Anwendung von Prozessen, Standards und Methoden.
Du verfügst über sehr gute Excel-Kenntnisse und nutzt diese sicher für Auswertungen, Analysen und die Steuerung von Kennzahlen.
Du hast Erfahrung mit gängigen ERP- und CRM-Systemen und verstehst, wie Rechnungs- und Abrechnungsprozesse darin effizient abgebildet und abgewickelt werden.
Du bringst ein ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Verständnis mit und kannst finanzielle Zusammenhänge im Service- und Projektkontext sicher einordnen.
Du hast Erfahrung in der Koordination und Steuerung von Aufgaben, Projekten oder servicebezogenen Initiativen anhand von Kennzahlen.
Du bringst ausgeprägte Problemlösungs- und Konfliktmanagementfähigkeiten mit.
Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
Reisebereitschaft (Dein Team verteilt sich über unsere Standorte und wir freuen uns, wenn du im 1x pro Quartal deine Teammitglieder vor Ort besuchst.)

Persönlichkeit & Führung

Du bist kommunikationsstark, motivierend und verstehst es, Menschen mitzunehmen und zu entwickeln.
Du denkst analytisch, arbeitest strukturiert und triffst klare Entscheidungen.
Du zeigst Lernagilität und passt dich schnell an neue Rahmenbedingungen an.
Du hast den Kunden stets im Fokus und verbindest Servicequalität mit wirtschaftlichem Denken.

Dein Team

Du wirst die Leitung unseres PMO (Project Management Office)-Teams in der Service Administration übernehmen und direkt an unseren Director Professional Service berichten. Das gesamte Team besteht aktuell aus 6 Mitarbeitenden.

Bewerbungsprozess

Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
Digitales Interview: Anschließend wirst du unseren Director Professional Service kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen.
Aufgabe: Du erhältst von uns zur Vorbereitung eine Aufgabe. Deine Ergebnisse besprechen wir während des nächsten Gesprächs vor Ort bei uns in Karlsruhe.
Vor Ort Interview & Team kennenlernen: Du besuchst uns vor Ort in Karlsruhe, wir besprechen die Ergebnisse deiner vorbereiteten Aufgabe, du lernst weitere wichtige Stakeholder sowie dein zukünftiges Team kennen.

Benefits

Unsere vollständigen Benefits & Vorteile werden im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses erklärt, aber auf unserer Karriereseite bekommst du bereits einen guten Überblick:

Als europäisches Unternehmen unterscheiden sich unsere Benefits je nach Land, einige Benefits gelten jedoch für alle Mitarbeitenden: