ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/W/D) – TEILZEIT

BIG IDEAS Visual MerchandisingWorkFromHome

Stellenbeschreibung:

WIR SUCHEN DICH!

ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/W/D) – TEILZEIT

Organisationstalent mit Überblick gesucht.

Standort: Köln (Hybrid)

Modell: Teilzeit | Freelance

WAS DICH ERWARTET:

Office & Communication

E-Mail-Kommunikation mit Neukunden, Partnern und Dienstleistern
Erstkontakt-Anfragen professionell beantworten und weiterleiten
Terminkoordination für Geschäftsführung & Team
Vorbereitung von Meetings (Agenda, Unterlagen, Nachbereitung)
Pflege von Kontaktlisten und CRM-Daten

Travel & Organisation

Reisebuchungen (Flüge, Hotels, Transfers) national & international
Reiseplanung inklusive Terminabstimmung
Unterstützung bei Projekt- und Rollout-Vorbereitungen
Versand von Werbematerialien, Mustern und Unterlagen

Buchhaltung & Administration

Vorbereitung der Buchhaltung (Rechnungen prüfen, Belege sammeln, strukturieren)
Unterstützung bei Angebots- und Rechnungserstellung
Kommunikation mit Steuerberatung / Accounting
Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen pflegen
Allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft

WAS DU MITBRINGST:

Erste Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Administrationsbereich
Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
Souveräner Umgang mit E-Mail-Kommunikation
Organisationstalent und Priorisierungsfähigkeit
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Sehr gute Deutschkenntnisse
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office

WARUM BIG IDEAS?

Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung
Internationales Umfeld (Deutschland & USA)
Abwechslungsreiche Aufgaben statt reiner Routine
Hybrid Working & flexible Teilzeitstruktur
Kreatives Umfeld mit spannenden Marken

ÜBER UNS:

BIG IDEAS ist eine international tätige Visual Merchandising Agentur mit Standorten in Deutschland und den USA. Wir entwickeln und realisieren Markeninszenierungen für führende Fashion-, Lifestyle- und Beauty-Brands – kreativ, strategisch und hands‑on.

Damit im Hintergrund alles reibungslos läuft, suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit mit Überblick, Organisationsstärke und Freude an klaren Prozessen.