Assistenten*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) 06.03.2026 Max-Planck-Institut für molekulare[...]

Assistenten*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

, Max-Planck-Institut für molekulare Genetik

Assistenten*in / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

Über uns:

Das Max-Planck-Institut für molekulare Genetik ist ein internationales Forschungsinstitut im Bereich der medizinischen Genomforschung. Es beschäftigt ungefähr 350 Mitarbeiter*innen. Sein Forschungsschwerpunkt liegt auf der Untersuchung der Funktion und Regulation des Genoms während der Embryonalentwicklung und bei der Entstehung von Krankheiten.

Aufgaben:

• Die Stelle ist befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung.
• Die Assistenzen in unseren Forschungsgruppen nehmen administrative Aufgaben für die zum großen Teil internationalen Leitungskräfte und Mitarbeitenden wahr. Sie sind an der Planung wissenschaftlicher Veranstaltungen beteiligt und damit eine wichtige Schnittstelle zur Institutsverwaltung. Auch bei der Durchführung personeller Einzelmaßnahmen sind Sie direkt eingebunden und stellen damit effiziente und reibungslose Abläufe sicher. Sie vertreten sich gegenseitig und sind dem Team Forschungskoordination zugeordnet.
• Sie übernehmen wichtige Aufgaben für verschiedene Forschungsgruppen im administrativen Tagesgeschäft, wie z. B. bei der Personalbeschaffung oder der Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Leitungskräfte in administrativen Aufgaben und bei der Organisation und Koordinierung von Forschungsaktivitäten
• Sie planen und buchen Dienstreisen und bereiten die Abrechnung der Reisekosten mit den Leitungskräften und Mitarbeitenden vor
• Sie betreuen und unterstützen internationale Mitarbeitende und Gäste des Instituts in dienstlichen Angelegenheiten
• Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich die Korrespondenz der Ihnen zugeordneten Forschungsgruppen in deutscher und englischer Sprache sowie in einer zweiten gängigen Fremdsprache wie z. B. Französisch oder Spanisch
• Sie haben eine Ausbildung zum*r Fremdsprachensekretär*in erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Zur reibungslosen Kommunikation verfügen Sie über mündliche und schriftliche Englischkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 und in einer weiteren gängigen Fremdsprache wie z. B. Französisch oder Spanisch, mindestens auf dem Niveau B2
• Sie waren bereits mehrere Jahre in einer Assistenzposition, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld, tätig
• Sie haben möglichst umfassende Erfahrungen und Kompetenzen in der Planung und Begleitung wissenschaftlicher Veranstaltungen (wie z. B. Kolloquien oder Konferenzen) und begleiten die Vorbereitung und Abwicklung administrativ effizient unter Einbezug sämtlicher Stakeholder
• Sie agieren im Umgang mit unseren Forschenden souverän und wissen, die Balance zwischen deren Bedürfnissen und den administrativen Anforderungen (z. B. Einhaltung zuwendungsrechtlicher Vorschriften) abzuwägen
• Sie arbeiten gerne selbständig, strukturiert und können dem Arbeitsanfall entsprechend priorisieren
• Die gängigen Microsoft-Office-Programme (o. Ä.) wenden Sie in Ihrem Arbeitsalltag routiniert an
• Sie sind digitalen Neuerungen gegenüber aufgeschlossen und bringen idealerweise Erfahrungen aus dem Bereich Digitalisierung von administrativen Arbeitsprozessen mit
• Für eine gute Zusammenarbeit mit unserer vielfältigen Belegschaft wünschen wir uns von Ihnen ein hohes Maß an interkultureller Offenheit und Kompetenz
• Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz in einem modernen und freundlichen Arbeitsumfeld, eine hervorragende Infrastruktur, abwechslungsreiche Aufgaben sowie die Möglichkeit, Neues auszuprobieren. Für eine gute Work-Life-Balance können Sie bei uns am Institut im Rahmen der Gleitzeit Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten. Ihre berufliche Entwicklung unterstützen wir mit einem umfangreichen internen Fortbildungsangebot.
• Das Entgelt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Daneben werden Sozialleistungen entsprechend den Regelungen für den öffentlichen Dienst gewährt (VBL, Kitaplatzkontingente, Zuschuss zum Jobticket).

Unser Kontakt:

Max-Planck-Institut für molekulare GenetikIhnestraße BerlinWww.molgen.mpg.de

Weitere Informationen:

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Ferner möchte die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.