Assistenz Auftragsbeschaffung & Personal (m/w/d)

Ab sofort suchen wir für unser Backoffice in unserem Ingenieurbüro für Bahndienstleistungen eine Assistenz im Bereich Auftragsbeschaffung und Human Resources. Der Schwerpunkt der Stelle soll zu 60 % in der Auftragsbeschaffung liegen und zu 40 % in der Unterstützung der Personalarbeit.

Wir bieten:

- moderne Büroausstattung

- ein faires Gehalt und auf Wunsch eine vertraglich festgehaltene Gehaltserhöhung

- einen Wellpass für die Gesundheit

- Corporate Benefits Rabatte bei vielen Anbietern

- 30 Tage Urlaub

- einen Betriebsarzt und viele Vorsorgeleistungen

- betriebliche Altersvorsorge

- Vermögenswirksame Leistungen

- eine umfassende Einarbeitung

Die Aufgaben umfassen in der Auftragsbeschaffung:

- Begleitung des Ausschreibungsprozesses unter Anleitung und Betreuung der Fachbereiche und Ihrer Kollegin in der Auftragsbeschaffung

- Erstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten im Online-Portal der Deutschen Bahn und gegebenenfalls weiteren Portalen (eine umfassende Einarbeitung erfolgt hierzu)

- Prüfung der Ausschreibungsunterlagen auf Vollständigkeit, Fristen und Anforderungen nach einem etablierten Schema

- Pflege von Zertifikaten unserer Mitarbeiter

- Unterstützung bei Kalkulationen in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen

- Teilnahme an Bieterbesprechungen

- Übergabe der gewonnenen Aufträge an die zuständigen Projektleiter und kaufmännischen Ansprechpartner

- Vertretung der Kollegin in der Auftragsbeschaffung

Die Aufgaben umfassen im Personalbereich:

- Allgemein: Unterstützung der Personalleitung in allen HR-Themen, je nach Vorerfahrung und Neigung

- Unterstützung bei der Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Personaldokumenten

- Organisation von Terminen (Mitarbeitergespräche, Bewerbungsgespräche)

- Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen und Team-Events

- Eigenverantwortliche Bearbeitung des Personalpostfachs

Zur Optimalbesetzung haben Sie Vorerfahrung in der Assistenzarbeit und wissen um Ihren Mehrwert in zuverlässiger, termintreuer Zuarbeit. Sie arbeiten grundsätzlich eigenständig, aber wann immer Fragen aufkommen, wenden Sie sich umgehend an Ihre Kolleginnen in der Auftragsbeschaffung und im Personalwesen, um gemeinsam voranzukommen. Sie arbeiten strukturiert digital und kennen sich idealerweise mit der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen aus. Vorerfahrung in einem der beiden Bereiche sind hilfreich, bei entsprechender Motivation und Soft-Skills wie Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit in der Einhaltung von Fristen ist auch ein Quereinstieg möglich.

Die Stelle ist als Vollzeit-Kombi-Stelle ausgeschrieben. Sie kann im Einzelfall auch als Teilzeitstelle in der Auftragsbeschaffung vergeben werden.