Assistenz in Teilzeit (m/w/d)

Was Sie erwarten

• In dieser Rolle halten Sie der Fachbereichsleitung und dem Team den Rücken frei, indem Sie alle Sekretariatsaufgaben tatkräftig erledigen.
• Weitblick und Organisationstalent beweisen Sie sowohl bei Terminabsprachen als auch bei der Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (z. B. interne Meetings, Besuche aus den OPUs, Workshops).
• Sie halten das Team immer Up‑To‑Date, da Sie für größtmögliche Transparenz hinsichtlich des Budgets sorgen, in dem Sie mit den Finanzsystemen arbeiten, Purchase Orders anlegen, Rechnungen prüfen und das Budget auf „geplant“ versus „ist“ kontrollieren (monatlich, quartalsmäßig und im Jahr).
• Dank Ihnen kommen die Kollegen termingerecht ans Ziel und können sich auf die gewissenhafte Abrechnung ihrer Dienstreisen verlassen.
• Vorausschauend und strukturiert bereiten Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter vor und unterstützen durch Ihre freundliche, offene Art die Zusammenarbeit im Team.

Was Sie mitbringen

• Ausbildung als „Kauffrau/-mann für Bürokommunikation“ oder „Industriekauffrau/-mann“ und/oder „Management Assistant“ und/oder in einer vergleichbaren Rolle
• Strukturierter Arbeitsstil verbunden mit der Fähigkeit in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten
• Hervorragende Kenntnisse im Bereich der MS‑Office‑Welt und der modernen Kommunikationsmittel vor allem SharePoint, Webuy, Concur, MS Teams etc.
• Selbstbewusster Umgang mit Menschen, Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift

Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen.