Assistenz (m/w/d) in der Verpackung in Teilzeit (20 Stunden pro Woche)

Position Details

In dieser Position liegt der Fokus auf der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Abteilung in einem GMP-regulierten Umfeld sowie der Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft.

Responsibilities

• Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Umsetzung und Erfüllung der Aufgaben
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, insbesondere Einkauf, Buchhaltung, Wareneingang, Qualitätskontrolle, Engineering und Werksleitung
• Bearbeitung von Bestellungen mittels SAP: Einholung von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen mittels SAP, sachliche Überprüfung von Rechnungen
• Anforderung von Bestandsmaterialien für die Abteilung (z. B. Reinigungsmittel, Packmaterialien, Betriebsmittel, Schutzausrüstung)
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial für die Abteilung
• Zeitmanagement-System: Bearbeitung von Abwesenheitsanträgen, Durchführung von Zeitkorrekturen, Erfassung von Fehlzeiten aufgrund von Arbeitsunfähigkeiten
• Veranlassung der organisatorischen Maßnahmen bei Ein- und Austritt von Mitarbeitern (z. B. Gesundheitsuntersuchungen, Anmeldung im Besucher-Management-Tool etc.)
• Organisation der Arbeitskleidung (Verwaltung, An-/Abtransport, Einräumen etc.)
• Organisation von Schulungen: Erstellung von Schulungsprotokollen, Terminverfolgung und Dokumentation von Routineschulungen
• Verteilung und Einzug der Arbeitsanweisungen unter Berücksichtigung der GMP-Vorgaben, sofern nicht durch das elektronische System abgedeckt
• Pflege von Aushängen für die Abteilung (elektronisch oder papierbasiert)
• Erstellung von Auswertungen sowie Pflege von Übersichten
• Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits und Inspektionen

Qualifications

• Ausbildung in einem kaufmännischen, technischen oder vergleichbaren Beruf
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer administrativen oder koordinativen Funktion, vorzugsweise in einem industriellen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie idealerweise erste SAP-Kenntnisse
• Kommunikations- und Teamfähigkeit zur erfolgreichen Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit Dokumentationen im GMP-Umfeld
• Hohe Zuverlässigkeit sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Job Details

Die Position ist in Teilzeit (20 Stunden pro Woche) zu besetzen, verteilt auf drei Arbeitstage. Eine Vor-Ort-Präsenz am Dienstag und Freitag ist erforderlich. Der dritte Arbeitstag kann nach erfolgreicher Einarbeitungsphase im Homeoffice erbracht werden.