Assistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit

Stellenbeschreibung:

Referenz

Assistenz (m/w/d)

Als erfolgreicher Personaldienstleister suchen wir im Auftrag eines wachstumsstarken Corporate‑Start‑ups eine engagierte Persönlichkeit für eine zentrale Rolle, die die Geschäftsführung unterstützt und den Büroalltag effizient gestaltet.

Ihre Benefits

Zentrale Rolle in einem schnell wachsenden Corporate‑Start‑up
Möglichkeit, die Zukunft der Fertigungsindustrie aktiv mitzugestalten
Hoher Gestaltungsspielraum und direkter Einfluss auf die Unternehmensentwicklung
Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Zugang zu Entscheidungsträgern
Internationales, diverses und leistungsstarkes Team
Dynamisches Arbeitsumfeld mit viel Eigenverantwortung
Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung von Prozessen
Moderne Arbeitskultur mit Fokus auf Zusammenarbeit und Effizienz
Home Office an 2 Tagen pro Woche

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung (CEO & CTO) im Tagesgeschäft sowie Koordination von Terminen, Kalendern und Kommunikation
Planung und Organisation von Reisen, Meetings, Calls und Agenden
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Briefings sowie Unterstützung der internen und externen Kommunikation
Vorbereitung und Organisation von Meetings mit Kunden, Partnern und Investoren
Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags (Organisation, Materialien, Dienstleister, Logistik)
Sicherstellung einer funktionierenden Büroinfrastruktur inkl. Wartung, Ausstattung und Arbeitsumgebung
Koordination von Onboarding‑ und Offboarding‑Prozessen mit HR und IT
Unterstützung bei administrativen und finanziellen Themen (z. B. Rechnungen, Reisekosten, Budgetüberblick)
Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse, Tools und Strukturen
Organisation von Team‑Events, Förderung der internen Kommunikation und Unterstützung der Unternehmenskultur

Ihr Profil

Erfahrung als Executive Assistance, Teamassistenz oder im Office Management
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie starke Planungs‑ und Priorisierungskompetenz
Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und professionellem Auftreten
Proaktive, lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise (Hands‑on‑Mentalität)
Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und auch unter Druck strukturiert zu arbeiten
Kommunikationsfähigkeit in Englisch
Sicherer Umgang mit Office 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Word)
Bereitschaft, neue Tools wie Slack, Confluence oder ClickUp zu nutzen
Teamorientierung sowie Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse zu verbessern