Assistenz/Sachbearbeiter Technische Prüfungen (m/w/d) Aus- und Weiterbildung

Assistenz/Sachbearbeiter Technische Prüfungen (m/w/d) Aus- und Weiterbildung

Vollzeit/Teilzeit: Vollzeit oder Teilzeit

Einsatzort: Frankfurt am Main

Gewünschter Eintrittstermin: Nächstmöglich

Welche Aufgaben kommen auf Sie zu?

Bereich Sekretariat Team technische Prüfungen

• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen/Besprechungen; Schreiben von Protokollen, Raumbuchungen bei Veranstaltungen und Organisation des Caterings
• Fristgerechte Bestellung von Prüfungsaufgaben in der Ausbildung nach Rücksprache mit den Sachbearbeitern/-innen
• Beschaffen und Verwalten des Büromaterials
• Postverteilung, Dienstreiseanträge etc.
• Pflege der Internetseiten des Referats in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten des Geschäftsfeldes

Bereich Koordination von Prüfungen

• Organisation, Durchführung und Nachbereitung der schriftlichen, praktischen und mündlichen Prüfungen Berufskraftfahrer, Industrieelektriker, Fachkraft für Metalltechnik, Produktionsfachkraft Chemie, Chemielaborjungwerker unter Anwendung der IHK-eigenen Software
• Kommunikation mit den Prüfern
• Informationen zu technischen Prüfungen an Firmen, Prüflinge, Prüfer, Lehrgangsanbieter
• Eintragung, Änderung und Löschung von externen Prüflingen
• Erstellung von Zweitschriften
• Pflege der Prüferdaten, Bearbeitung von Prüferentschädigungen
• Vorbereitung von Prüferberufungen und -entlastungen
• Organisation und Mitwirkung bei Prüferinformationen, Erstellung von Informationsmaterialien
• Zuarbeit für Statistiken
• Rechnungsstellung

Bereich Aufgabenarchiv

• Kontrolle der eingehenden Packstücke/Prüfungsaufgaben nach den Vorgaben der Geheimhaltungsrichtlinie
• Einlagern der Aufgabensätze der technischen Zwischen- und Abschlussprüfungen, Archivierung der Handsätze
• Versand von Prüfungsaufgaben
• Archivierung der nicht verbrauchten Prüfungsaufgaben
• Sonderaufgaben nach Weisung der disziplinarischen Vorgesetzten

Was sollten Sie mitbringen?

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit
• Gute EDV-Kenntnisse: MS-Office, den IHK eigenen Softwarepaketen sowie Kenntnisse bei Internetrecherchen
• Fähigkeit zur Teamarbeit
• Kommunikationsfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
• Organisatorisches Geschick, Flexibilität, hohe Belastbarkeit
• Zuverlässigkeit und Diskretion

Was bieten wir Ihnen?

• Einen Arbeitsplatz im Herzen von Frankfurt.
• Das Deutschlandticket, das derzeit komplett von der IHK übernommen wird, die Möglichkeit des Fahrradleasings sowie eine Vielzahl von Fitnessangebote über Wellpass.
• Neben einem leistungsgerechten Gehalt eine Vielzahl zusätzlicher Leistungen wie z. B. eine Gruppenunfallversicherung, vermögenswirksame Leistungen, Freistellungen für Ehrenamt, Sonderurlaube bei besonderen Ereignissen oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und eine – in Abstimmung mit dem Geschäftsfeld –großzügige Gleitzeitregelung sowie die Möglichkeit, mobil zu arbeiten.
• Eine Kantine, die montags bis donnerstags leckere Gerichte serviert – für Mitarbeitende bezuschusst.

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Vollzeit, die auch in Teilzeit zu besetzen ist.