Büroassistenz / Office Management (m/w/d) – Minijob | Remote

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Über NXT AI

Die NXT AI Academy ist ein Unternehmen für strategische Implementierung von Künstliche Intelligenz in Unternehmen, strategischer Digitalisierung und digitaler Weiterbildung von Mitarbeitenden. Wir bauen unseren eigenen digitalen Markenauftritt konsequent aus: Websites, Landingpages, Produktseiten, Kursplattformen, Eventseiten und visuelle Kampagnen.

Du unterstützt einen Unternehmer, Keynote Speaker und KI-Trainer im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft. Die Arbeit findet vollständig remote statt und ist geprägt von klarer Kommunikation, Vertrauen und strukturierter Zusammenarbeit.

In dieser Rolle sorgst Du im Hintergrund dafür, dass Abläufe funktionieren, Termine vorbereitet sind und Kommunikation professionell läuft. Deine Arbeit schafft Überblick, Ruhe und Verlässlichkeit im Alltag. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle.

Deine Aufgaben

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Pflege des Kalenders und Koordination von Terminen mit Kunden, Partnern und Trainern
• E-Mail-Korrespondenz mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern
• Vorbereitung, Erstellung und Versand von Rechnungen
• Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen für Vorträge, Seminare und Trainings
• Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems
• Strukturierte Nachverfolgung von Leads, Anfragen und Follow-ups
• Telefonische Kontaktaufnahme mit Leads und Interessenten
• Versand von Newslettern und Informationsmails
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft

Dein Profil

• Erfahrung im Büro-, Assistenz- oder Office-Management-Bereich
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Kalendern, Dokumenten und Präsentationen
• Grundverständnis für kaufmännische Abläufe (z. B. Rechnungen, Organisation)
• Freundliche, professionelle und klare Kommunikation
• Verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freude an digitaler Arbeit und Offenheit für neue Tools
• Hohe Motivation, Lernbereitschaft und Verlässlichkeit

Was wir bieten

• Vollständig remote arbeitende Position
• Flexible Zeiteinteilung im Rahmen eines Minijobs (ca. 8–10 Stunden pro Woche)
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Klare Aufgaben, kurze Entscheidungswege und strukturierte Abläufe
• Ein professionelles Arbeitsumfeld mit hohem Qualitätsanspruch
• Langfristige Zusammenarbeit bei guter Passung
• Einführung in HubSpot CMS, ClickUp, Notion und Co.
• Schulungen in allen relevanten KI-Tools und Workflows
• Moderne Arbeitskultur, Fokus auf Umsetzung
• Praxisnahe Erfahrung, die dich fachlich erheblich weiterbringt

Bewerbungsprozess

Sende deinen Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben per E-Mail an:

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Betreff: 
Büroassistenz Minijob