Empfangsassistenz / Front Office Assistant (m/f/x)

Über uns

Koch-Chemie ist Teil der französischen Novarc-Gruppe, einer international aufgestellten Industriegruppe mit über 60 Gesellschaften und rund 1.900 Mitarbeitenden weltweit. Gemeinsam stehen wir für technologische Exzellenz, industrielle Kompetenz und nachhaltige Innovation. Koch‑Chemie steht seit 1968 für hochwertige Reinigungs- und Pflegeprodukte in den Bereichen Waschchemie, Fahrzeugaufbereitung, Werkstatt und Industrie. Tradition, die sich durch ständige Verbesserungen und Liebe zum Detail auszeichnet: Excellence for Experts. In unserer Branche sind wir eines der wenigen Unternehmen, das selbst forscht, produziert und vertreibt.

Die Position

Als Empfangsassistenz bist du die erste Anlaufstelle unseres Unternehmens und prägst mit deiner offenen, freundlichen Art den ersten Eindruck für Besucher, Kunden und Partner. Du stellst einen reibungslosen Ablauf am Empfang sicher und übernimmst organisatorische sowie administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.

Dein Fokus liegt auf der professionellen Betreuung und Koordination von Besuchern, der Bearbeitung von Reisekosten sowie der Sicherstellung eines strukturierten und repräsentativen Empfangsbereichs. Mit einem ausgeprägten Servicegedanken, Empathie und einem sicheren Auftreten arbeitest du eng mit internen Ansprechpartnern zusammen und sorgst für eine strukturierte Kommunikation.

Die Arbeitszeit ist Montag bis Donnerstag von 07:30 bis 16:00 Uhr sowie freitags von 07:30 bis 13:00 Uhr. Eine zuverlässige Präsenz vor Ort ist erforderlich.

• Empfang und professionelle und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern als erste Ansprechperson vor Ort
• Information der jeweiligen Ansprechpartner über eingetroffene Gäste
• Registrierung sowie Ein- und Austragen von Besuchern
• Professionelle Steuerung eingehender Telefonate sowie gezielte Vorqualifizierung und Weiterleitung von Anfragen an die Geschäftsführung
• Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Besprechungen (z. B. Getränke, Kaffee, Geschirr, Catering etc.)
• Bearbeitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten im Empfangs- und Office-Umfeld
• Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich (Tresen, Wartebereich, Boden) sowie der Küche
• Unterstützung bei organisatorischen Themen im Tagesgeschäft

Dein Profil

Wir suchen eine freundliche, zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit, die unseren Empfang professionell repräsentiert und mit Organisationsgeschick sowie einem hohen Qualitätsanspruch überzeugt. Du arbeitest strukturiert, bist kommunikationsstark und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung am Empfang, Office Management oder in einer serviceorientierten Rolle
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Teams)
• Sehr gutes Deutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicheres, gepflegtes und freundliches Auftreten als Gesicht des Unternehmens
• Organisationsstärke sowie strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Strukturierter Onboarding-Prozess inklusive Welcome Box
• 30 Tage Urlaub sowie ein zusätzlicher freier Geburtstagstag
• Teil der Novarc Group mit langfristiger Perspektive
• Flache Hierarchien und wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge mit 25 % Zuschuss sowie betriebliche Krankenversicherung
• Geregelte Arbeitszeiten mit Planungssicherheit sowie Zeiterfassung und Freizeitausgleich
• Moderner, repräsentativer Empfangsbereich mit direktem Kontakt zu Gästen und Partnern
• Bike-Leasing, kostenfreie Parkplätze, Corporate Benefits sowie Obstkorb (2x wöchentlich) und Kaffeespezialitäten