Executive Assistant Operations

Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.

Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit)– jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

• Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
• Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
• Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
• Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
• Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
• Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen

Office Management & Organisation

• Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
• Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
• Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
• Kalender- und Terminplanung

Team & Personalverwaltung

• Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
• Personalunterlagen aktuell halten
• Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen

Versicherungen & Verträge

• Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
• Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
• Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
• Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
• Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
• Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)

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