Executive Assistent - Lead Management / Organisation / Administration (m/w/d)

Über das Unternehmen Als Dienstleister auf höchstem Niveau gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für unsere exklusive Mandantschaft in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für diese Herausforderungen in den Bereichen Unternehmensnachfolge, Vermögenssicherung und Familienstiftungen – national und grenzüberschreitend. Die aktive Unternehmensfortführung und der Vermögensschutz stellen viele Unternehmer vor komplexe Herausforderungen. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Vermögensarchitektur, die Ihr Unternehmen langfristig absichert und gleichzeitig Ihre unternehmerische Freiheit bewahrt.

Was bieten wir Ihnen?

• Viel echte Verantwortung, ständig neue, spannende Herausforderungen, in einem sich stark verändernden und wachsenden Umfeld und starke Chefs und ebensolche Kolleg:innen, um An- und Miteinander zu wachsen
• Eine herausfordernde und sehr besondere Mandantschaft, die ein hohes Fingerspitzengefühl und außerordentliche Diskretion erfordert
• Zahlreiche aktive Veränderungsmöglichkeiten des eigenen Arbeitsumfeldes, in Richtung KVP, mit dem Blick auf Struktur und Systeme
• Verlässliches Feedback mind. 1 Mal monatlich und eine konstruktive Fehlerkultur
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Getränke aller Art sind zur freien Verfügung (i.a. Wasser, Kaffee, Säfte). Bestellungen im Bioladen erfolgen nach den Vorlieben der Büronutzer.
• Lern-Flatrate für Fachthemen aller Art (Online-Seminare, Podcasts, Live-Trainings) zur Nutzung in privaten Zeiträumen
• Möglichkeit zu Coachings sowie (Fach-)Bücherwand und individuelle (Fach-)Bücherflatrate
• Lern-Flatrate für Fachthemen aller Art (Online-Seminare, Podcasts, Live-Trainings) zur Nutzung in privaten Zeiträumen zum Unternehmen

Was erwartet Sie?

• Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business und das Team bei allen organisatorischen Aufgaben
• Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechperson am Telefon bei eingehenden Anfragen
• Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich, mit Workflows und Agenten, wo immer möglich
• Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandant:innenakten sicher und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung
• Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare und unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandant:innen bei persönlichen Terminen in unseren Räumen

Was sollten Sie mitbringen?

• Sie haben bereits mehr als 5 Jahre Erfahrung im Team- und/oder im Lead-Management gesammelt und arbeiten technisch und sozial auf höchstem Niveau
• Sie haben fundierte Kenntnisse im Umgang mit Mac, macOS, iOS und Apple-Anwendungen sowie hervorragende Kenntnisse mit den M365-Tools Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Idealerweise auch mit CRM-Systemen und der datensensiblen Nutzung von KI in Ihrem Arbeitsalltag
• Sie bringen eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Daten und Fakten mit und haben ein analytisches Denkvermögen, mit sehr hohem Organisations- und Koordinationstalent
• Sie arbeiten außerordentlich eigenständig und serviceorientiert, sind belastbar und absolut versiert darin, Prioritäten auch in sehr dynamischen Situationen richtig zu setzen. Alle an Sie übergebenen Aufgaben und Termine haben und behalten Sie vollkommen eigenständig im Blick und lösen die Themen
• Sie sind bereit, bei Mehrarbeit die Dinge selbstverständlich und mit Bravour zu Ende zu bringen, und sich auch am Abend oder an Wochenenden fortzubilden, weil es dazu gehört und Lernen (= Wachsen) Ihnen Freude macht (Podcasts, Webinare, Fortbildungen, etc.). Der Drang nach ständiger Verbesserung gehört zu Ihrem Wesen und macht Ihnen Freude. Es schmerzt Sie regelrecht, wenn Sie nicht effizient arbeiten können oder dürfen
• Sie arbeiten lieber im Büro als im Homeoffice

Unser Jobangebot Executive Assistent - Lead Management / Organisation / Administration (m/w/d)klingt vielversprechend?

Bei unserem Partner Workwise ist eine Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise .