Logistic Operations Coordinator (w/m/d)

Über die Rolle

In dieser Rolle übernimmst du die Verantwortung für das Management von Retouren, internationalen Bestellungen sowie transportbezogenen Schadens- und Verlustfällen. Du arbeitest eng mit der Head of Logistics zusammen und entwickelst Lösungen, um Prozesse zu optimieren, Risiken im Versand zu minimieren und die Effizienz der Logistik sicherzustellen. Neben der Steuerung von Retouren- und 3PL-Prozessen verantwortest du auch die operative Abwicklung und Nachverfolgung von Carrier Claims – von der Einleitung bis zum Reporting.

Deine Aufgaben

• Steuerung und Weiterentwicklung von Retouren-, internationalen Versand- sowie Third-Party-Logistikprozessen (3PL) in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Sicherstellung reibungsloser Retourenabläufe inkl. Tracking, Dokumentation und Datenabgleich mit internen Systemen
• Überwachung des täglichen Sendungsvolumens, Durchführung von Nachforschungen bei Abweichungen sowie Koordination von Warenrückführungen
• Ganzheitliche Steuerung von Schadens- und Verlustfällen (Carrier Claims) – von der Einleitung über die Nachverfolgung und Fristensteuerung bis zur Klärung mit Versanddienstleistern
• Proaktive Kommunikation mit Carriern zur Regulierung von Haftungs- und Erstattungsfällen
• Strukturierte Dokumentation und Reporting zu Claim-Status, Bearbeitungszeiten und Kostenimpact
• Analyse von Schadensmustern sowie Ableitung präventiver Maßnahmen zur Reduktion von Transportverlusten und -schäden
• Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern (z. B. Rent Management, Fulfillment) sowie Steuerung externer Logistikpartner inkl. Eskalationsmanagement
• Weiterentwicklung und Dokumentation logistischer Prozesse sowie Unterstützung beim On- und Offboarding von Dienstleistern
• Mitwirkung an Inventur- und Jahresendprozessen sowie Prüfung logistischer Abrechnungen
• Erstellung und Analyse relevanter Logistik-KPIs zur Performance-Steuerung
• Unterstützung bei zollrelevanten Themen und Versanddokumentation

Was Everphone dir bietet

Dein Wohlbefinden ist unser Investment

• Bezuschusste Mitgliedschaften beim Urban Sports Club
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Monatlich bis zu 50 € Extra-Guthaben über Circula (für Lebensmittel, Drogerie, Baumärkte, Tankstellen u. a.)
• Jährlicher Mobilitätszuschuss von 348 € für den ÖPNV
• Zugang zur High Five App mit einem täglichen Budget
• Zugang zu mentaler Gesundheitsunterstützung über Voiio
• Die Möglichkeit für bis zu 4 Wochen im EU Ausland zu arbeiten
• Betrieblicher Altersvorsorgezuschuss
• Jährliche Grippeschutzimpfungen und Sehtests
• Frisches Obst, gesunde Snacks, hochwertige Kaffeespezialitäten und Softdrinks

Ein Arbeitsumfeld, das mehr bietet

• Laptop und Smartphone deiner Wahl
• Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Schreibtische
• Hundefreundliches Büro

Gemeinschaft & Zusammenhalt

• Wöchentliche bezahlte Company Lunches und Frühstücks-Events
• Sommer- und Winterfest
• Teilnahme an unseren Employee Resource Groups

Lernen gehört zum Job

• Zugang zur Everphone Academy
• Interne Lernplattform EverLearn – Lernen voneinander und miteinander
• Vollständig finanzierte Sprachkurse (Deutsch & Englisch)
• Regelmäßige interne Workshops und Lernformate

Das bringst du mit

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in Logistik oder ein Studium mit Schwerpunkt Logistik.
• Mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit und Koordination von Logistikdienstleistern
• Idealerweise bringst du erste Führungserfahrung mit oder bist bereit, den nächsten Karriereschritt in eine Führungsrolle zu gehen.
• Die Erreichung von KPIs motiviert dich, und du unterstützt dein Team gezielt bei der Zielerreichung.
• Du arbeitest klar und strukturiert, behältst den Überblick
• Sicherer Umgang mit Excel und Google Sheets, einschließlich Formeln und Pivot-Tabellen
• Klare und proaktive Kommunikation sowie Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern zeichnen dich aus.
• Du hast Erfahrung in der Steuerung mehrerer Projekte, setzt Prioritäten und hältst Fristen zuverlässig ein.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (mindestens C1)