Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Sekretariat der Serviceeinheit Stab, Strategie und Kommu[...]

Eintrittstermin

sofort

Als Serviceeinheit im Ressort des Präsidenten unterstützt Stab, Strategie und Kommunikation (SSK) mit den angehängten Dienstleistungseinheiten das Präsidium und andere Akteure ressort- und bereichsübergreifend am KIT aktiv und koordinierend in allen (übergeordneten) Stabs-, Strategie- und Kommunikationsaufgaben. Unser Ziel ist es, die strategische Handlungsfähigkeit und die Weiterentwicklung des KIT zu begleiten und aktiv voran zu treiben.

Organisationseinheit

Stab, Strategie und Kommunikation (SSK)

Ihre Aufgaben

In Dieser Abwechslungsreichen Aufgabe Unterstützen Sie Das Sekretariatsteam Bei Der Bearbeitung Der Organisatorischen Und Administrativen Aufgaben Von SSK Und Der Angegliederten Dienstleistungseinheiten

• Unterstützung. Sie übernehmen administrative Aufgaben bei SSK und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
• Terminkoordination. Sie organisieren Besprechungen, koordinieren Termine, verwalten Besprechungsräume und kümmern sich um die Bereitstellung von Technik und Bewirtung.
• Beschaffung. Sie führen Bestellungen durch – vom Büromaterial bis hin zu externen Dienstleistungen – und beachten dabei die geltenden Beschaffungsrichtlinien.
• Kontrolle. Sie unterstützen bei der Personalverwaltung sowie beim Finanzcontrolling und tragen zur Einhaltung interner Prozesse und Vorgaben bei.
• Hilfskräfte. Sie verwalten die studentischen Hilfskräfte bei SSK, erstellen Vertragsunterlagen und dokumentieren Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

Ihre Qualifikation

• Ausbildung. Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und bringen das nötige Fundament für professionelles Büromanagement mit.
• Expertise. Sie haben bereits mehrere Jahre Berufserfahrung im Sekretariat gesammelt – idealerweise im öffentlichen Dienst.
• Fachkenntnisse. Sie beherrschen die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift und sind routiniert im Umgang mit MS Office.
• Arbeitsweise. Persönlich überzeugen Sie besonders durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent sowie durch Ihre schnelle Auffassungsgabe.
• Teamgeist. Sie arbeiten gerne mit anderen zusammen, sind ein echter Teamplayer und überzeugen durch Ihre hohe Zuverlässigkeit.