Office Manager / Visitor Experience Manager (m/w/d)

Office Manager / Visitor Experience Manager (m/w/d)

Wir suchen eine offene, flexibl e und serviceorientierte Persönlichkeit, die unser Team im Office-Management unterstützt – sowohl im bestehenden Büro als auch künftig im neu gebauten European Headquarter. Mit dem Umzug erweitert sich dein Tätigkeitsfeld in Richtung Visitor Experience: Du übernimmst weiterhin Aufgaben im Office Management, vermittelst aktiv den ersten Eindruck unseres Unternehmens, betreust interne und externe Gäste persönlich und gestaltest das gesamte Besuchererlebnis mit deinem Organisationstalent.

Aufgaben

• Allrounder im Office Management: Du unterstützt das gesamte Office Management – bei Projekten, im Tagesgeschäft und bei strategischen Themen
• Empfang & Kommunikation: Du bist erste Ansprechperson für Gäste und Mitarbeitende – persönlich, telefonisch und per Mail – und sorgst für einen professionellen und freundlichen Eindruck
• Büroorganisation: Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Koordination von Lieferanten, Organisation von Post, Terminen und Meetings
• Wohlfühlatmosphäre: Du achtest auf Ordnung und Hygienestandards in Büro- und Gemeinschaftsbereichen und sorgst dafür, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen wohlfühlen
• Visitor Experience (Headquarter): Du heißt Gäste willkommen, unterstützt bei der Planung von Events und gestaltest durch persönliche Betreuung ein positives Erlebnis

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Hospitality Management (Hotelmanagement/Hotelbetrieb), Eventmanagement, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle – z. B. als Workplace Manager, Feel Good Manager oder Hospitality Manager – idealerweise mit Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit
• People Focus: Empathisches, dienstleistungsorientiertes Mindset mit Begeisterung dafür, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen
• Eine freundliche, positive Ausstrahlung sowie ein professionelles und repräsentatives Auftreten
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) und die Fähigkeit, mit allen Organisationsebenen im Unternehmen souverän zu interagieren
• Pragmatische Lösungsorientierung mit der Fähigkeit, Herausforderungen proaktiv zu erkennen und kreative Lösungen zu entwickeln
• Natürliches Organisationstalent mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zuverlässig zu managen

Seniority level

• Entry level

Employment type

• Full-time

Job function

• Administrative

Industries

• Technology, Information and Internet