Office Operations Team Member – Event & Office Management | Potsdam/Berlin (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Westhouse ist eines der führenden internationalen Recruitment Unternehmen für die Vermittlung von hochqualifizierten Fachexperten in Bereichen wie IT Life Cycle, SAP, Engineering, Kaufmännischem und Fachberatung.

Für unseren Kunden suchen wir aktuell eine/n.

Office Operations Team Member – Event & Office Management | Potsdam/Berlin (m/w/d) - Potsam, Berlin

Rahmeninformationen

Referenz:
Start: Ab sofort
Dauer: -
Standort: Potsam, Berlin
Arbeitsumfang: full-timeVollzeit, vor Ort 100%

Ihre Qualifikationen

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung im Office Management, Eventmanagement oder Kundenservice von Vorteil
Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie freundliches Auftreten
Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit Buchungs- und Planungssystemen (idealerweise EMS)
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Flexibilität und Bereitschaft zur Arbeit vor Ort (100 % in Potsdam, gelegentlich Berlin)
Wohnsitz und Arbeitserlaubnis in Deutschland erforderlich

Ihre Aufgaben

Erster Ansprechpartner für Kunden und interne Mitarbeitende bei Veranstaltungen und Meetings
Empfang, Betreuung und Begleitung von Gästen zu Besprechungsräumen
Planung, Koordination und Organisation von Meetings und Events nach Kundenanforderungen
Zuweisung und Verwaltung von Besprechungsräumen inkl. Sicherstellung passender Kapazitäten
Pflege und Nutzung des internen Buchungssystems (EMS) für Raum- und Eventmanagement
Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen (inkl. Equipment & Sauberkeit)
Abstimmung mit Veranstaltern und internen Teams zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
Überwachung von Buchungsanfragen, Wartelisten und Raumverfügbarkeiten
Unterstützung bei Videokonferenz-Anfragen und -Buchungen
Erstellung von Auswertungen und Reports zur Raumauslastung
Übergabekommunikation bei Schichtwechseln gewährleisten