Operations & Administration Manager:in (m/w/d) - 80-100%

Du möchtest mit guten Produkten die Welt der Lebensmittel vielfältiger und bunter machen? Dann werde Teil unseres Teams!

Wir sind das KarmaKollektiv – Genussmanufaktur aus Berlin für Kaffee, Tee und Gewürze. Gemeinsam beweisen wir, wie Genuss und Gutes tun Hand in Hand gehen. Unsere Produkte sind bio, fair gehandelt und inklusiv in unserer eigenen Rösterei und Manufaktur verarbeitet – in direkten Partnerschaften mit Produzenten weltweit und weiteren Inklusionsbetrieben.

Bringe dein Engagement und frische Ideen ein – gemeinsam setzen wir ein Zeichen für guten Geschmack und eine lebenswerte Zukunft für alle.

Dafür suchen wir eine Person, die operative Verantwortung übernimmt:

du hältst unserem Unternehmen operativ den Rücken frei, strukturierst Prozesse, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Partnern und Team.

Du bist organisiert, denkst mit und willst nicht nur verwalten, sondern verbessern ? Dann passt diese Rolle zu dir.

✅ Deine Aufgaben

• Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Pflege und Strukturierung unseres CRM-Systems
• Anlage und Abschluss von Aufträgen (Shop, Portale, Großhandel)
• Prüfung und Freigabe von Bestellungen
• Organisation und Dokumentation administrativer Abläufe
• Aufsetzen und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Bearbeitung eingehender Kundenanfragen
• Abwicklung von Sonderaufträgen
• Erstellung und Versand von Gutscheinen bzw. Verrechnungen
• Sicherstellung einer strukturierten, lösungsorientierten Kundenkommunikation
• Unterstützung bei Messeplanung und -organisation
• Erstellung und Aktualisierung von Preislisten
• Koordination von Druckaufträgen (Flyer etc.)
• Pflege von Partner- und Produktdaten (z. B. Plattformen, Stammdaten)
• Vorbereitung von Arbeitsverträgen
• Organisation von Bewerbungsgesprächen
• Termin- und Reiseplanung für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei internen Struktur- und Organisationsthemen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Operations, Administration oder Office Management
• Sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit CRM-/ERP-Systemen
• Organisationstalent mit hoher Umsetzungsstärke
• Klare Kommunikation im Kunden- und Partnerkontakt
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

Was dich erwartet

• Eine zentrale Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum
• Reisen zu unseren Zulieferern in der ganzen Welt
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege
• Ein wachsendes Unternehmen mit familiärer Atmosphäre
• natürlich gratis Kaffee, Tee und Gewürze

Deine Arbeit hat echten Impact: du hilfst Menschen mit Behinderung in Arbeit zu bringen und bescherst Kleinbauern und Kooperativen eine gerechte Bezahlung für ihre Produkte und Arbeit!

Bitte sende uns deinen Lebenslauf und eine kurze Information zu deiner Motivation über LinkedIn oder per E-Mail an Laura ( )