Order Entry & Install Coordinator (m/w/d)

Aufgaben

• Registrierung und Bearbeitung von Kundenaufträgen und Installationen in Microsoft Dynamics 365.
• Überprüfen Sie alle Auftragsdetails, Preise und Materialien vor der Bestätigung.
• Erstellen und versenden Sie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und zugehörige Unterlagen.
• Verfolgung des Installationsfortschritts von der Auftragserfassung bis zur Fertigstellung, wobei die Datengenauigkeit und zeitnahe Aktualisierungen sichergestellt werden.

Planung und Koordination

• Unterstützen Sie die Planung und Terminierung von Installationsarbeiten in Abstimmung mit dem Versand und den Außendiensttechnikern.
• Stellen Sie sicher, dass für jeden geplanten Auftrag Materialien, Ressourcen und Unterlagen verfügbar sind.
• Verfolgen Sie die Meilensteine der Installation und kommunizieren Sie Abweichungen oder Verzögerungen proaktiv.
• Koordinieren Sie sich mit dem Lieferkettenmanagement hinsichtlich der Lieferung der erforderlichen Teile oder Komponenten.

Dokumentation und Systemgenauigkeit

• Führen Sie vollständige und genaue Installationsdokumentationen in D365, einschließlich Materialien, Lieferungen und Berichten.
• Stellen Sie sicher, dass alle installationsbezogenen Daten korrekt erfasst und überprüfbar sind.
• Unterstützen Sie die Erstellung interner Berichte und KPI-Dashboards auf der Grundlage von D365-Daten.
• Sicherstellung eines zeitnahen und korrekten Abschlusses der Installation im System.

Rechnungsstellung und Finanzverwaltung

• Erstellen und versenden Sie Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nach Abschluss der Installation.
• Überprüfen Sie vor der Rechnungsstellung, ob Auftragswerte, Arbeitsstunden und Materialien mit dem Umfang übereinstimmen.
• Arbeiten Sie mit der Finanz- und Betriebsabteilung zusammen, um Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung oder den Kosten zu klären.
• Unterstützen Sie die Aktivitäten zum Monatsabschluss durch die Übermittlung genauer Daten und Abstimmungen.

Kommunikation und Zusammenarbeit

• Fungieren Sie als Hauptansprechpartner für Kunden in Bezug auf die Planung und Dokumentation von Installationen.
• Kommunizieren Sie professionell mit SCM, Außendienstmitarbeitern und internen Abteilungen, um eine reibungslose Installation zu gewährleisten.
• Eskalieren Sie potenzielle Risiken, Dateninkonsistenzen oder Lieferprobleme proaktiv.

Qualität und kontinuierliche Verbesserung

• Stellen Sie die Einhaltung interner Verfahren, Qualitätsstandards und Sicherheitsanforderungen sicher.
• Beitrag zur Prozessverbesserung und Standardisierung in der Auftrags- und Installationsverwaltung.

Geben Sie Feedback, um D365-Prozessverbesserungen und Anwenderschulungen zu unterstützen.

Requirements

• Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in der Installationsverwaltung, Auftragsabwicklung oder Projektkoordination in einem Service- oder technischen Umfeld.
• Systemkenntnisse: Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 für die Auftragsabwicklung, Installationsverfolgung und Rechnungsstellung.
• Organisation: Sehr strukturiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.
• Kommunikation: Klare, professionelle Kommunikation mit Kunden, dem Lieferkettenmanagement und internen Teams.
• Technisches Verständnis: Grundlegendes Verständnis von Installationsabläufen, Materialien und Serviceprozessen.
• Finanzbewusstsein: Grundkenntnisse in Rechnungsstellung, Installationskalkulation und Dokumentenkontrolle.
• Teamarbeit: Ausgeprägtes Gespür für Teamarbeit und abteilungsübergreifende Koordination.
• Sprache: Fließend in Deutsch.

Benefits

• Sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsorientierten Unternehmen
• Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
• Moderne IT-Infrastruktur und digitale Arbeitsprozesse