Persönliche Assistenz für den Vorsitzenden des Verwaltungsrats

Persönliche Assistenz für den Vorsitzenden des Verwaltungsrats (w/m/d)

Vertrauensrolle in einem international geprägten Technologieunternehmen

Koblenz / Vollzeit / vor Ort

Für ein international tätiges Softwareunternehmen im Gesundheitswesen mit Hauptsitz in Koblenz suchen wir eine erfahrene Personal Assistant zur direkten Unterstützung des Vorsitzenden des Verwaltungsrats.

Die Position ist klassisch, präsenzbasiert und sehr nah an der Person des Vorsitzenden angesiedelt. Sie erfordert ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Verlässlichkeit sowie die bewusste Entscheidung für ein traditionsgeprägtes Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen.

Sie arbeiten in einem eigenen Vorzimmer, sind zentrale Schnittstelle im direkten Umfeld des Verwaltungsratsvorsitzenden und tragen maßgeblich zur reibungslosen Organisation seines Tagesgeschäfts bei.

Attraktives Fixgehalt im marktüblichen Rahmen einer gehobenen Assistenzposition, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung,

• Diese Position bietet eine außergewöhnlich stabile und langfristig angelegte Assistenzrolle auf höchster Ebene.
• Dies ist keine Rolle mit der Option auf strategische Weiterentwicklung. Wir suchen eine hoch professionelle, erfahrene und verlässliche Assistenz mit Freude an Struktur, Organisation und klassischer Verantwortung.
• Die Rolle ermöglicht eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden des Verwaltungsrats sowie Einblicke in unternehmensweite Themen, Gremienarbeit und internationale Aktivitäten.
• Sie arbeiten in einem international erfolgreichen Unternehmen mit klaren Hierarchien und gewachsenen Strukturen.
• Vollzeitposition mit klarer Präsenzpflicht am Standort Koblenz
• Teilweise zeitliche Flexibilität und Erreichbarkeit auch außerhalb klassischer Bürozeiten erforderlich
• Großzügiger Campus mit mehreren Bürogebäuden, Parkmöglichkeiten und Kantine
• Hauseigenes Fitnessstudio mit vergünstigten Konditionen auch für PartnerInnen
• Eigenständige Organisation und Koordination des Terminmanagements des Verwaltungsratsvorsitzenden
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremienterminen und Mitarbeiterversammlungen inklusive Protokollführung
• Organisation und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Abstimmung mit dem privaten Umfeld
• Erstellung und eigenständige Führung der schriftlichen Korrespondenz im Namen des Vorsitzenden auf Deutsch und Englisch
• Organisation und Abstimmung von Town Halls, internen Veranstaltungen sowie Messe- und Konferenzauftritten
• Enge Abstimmung mit Vorstandsmitgliedern, internen Fachbereichen und externen AnsprechpartnerInnen
• Empfang und Betreuung von Gästen und GeschäftspartnerInnen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Kommunikation oder Sprachen
• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal oder Executive Assistant im Vorstandsumfeld
• Hervorragende Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer schriftlicher Ausdruck und Erfahrung in der professionellen Korrespondenz im Namen einer Führungspersönlichkeit
• Sehr hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit
• Strukturierte, sorgfältige und belastbare Arbeitsweise
• Professionelles, verbindliches Auftreten und souveräner Umgang mit formellen Kontexten
• Bereitschaft zu zeitlicher Flexibilität und Präsenz vor Ort

Diese Position richtet sich bewusst an erfahrene Persönlichkeiten, die sich in einer klassischen Assistenzrolle auf höchster Ebene wohlfühlen. Gestaltungsdrang, Hybridmodelle oder eine Erweiterung des Aufgabenprofils stehen hier nicht im Vordergrund.

Gesucht wird eine verlässliche, professionelle Assistenz mit Haltung, Ruhe und einem hohen Anspruch an Qualität, die Präsenz, Struktur und Verbindlichkeit schätzt und langfristig Teil eines traditionsgeprägten Umfelds sein möchte.