PMO-Forschungsassistenz (w/m/d)

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Der Campus Angewandte Forschung (CAF) betreut und begleitet alle Hochschulangehörigen im Forschungs-und Transferbereich von A wie Ausgründung bis Z wie Zukunftsideen. Der CAF verantwortet für die gesamte Hochschule die Bereiche Forschungsadministration, Wissenschaftlicher Nachwuchs, Transfer & Innovation, Gründung & Entrepreneurship sowie den Querschnittsbereich Strategische Hochschulentwicklung.

Aktuell haben wir folgende Stelle zu besetzen:

Campus Angewandte Forschung
PMO-Forschungsassistenz (w/m/d)
in Teilzeit (50%)
Bewerbungskennziffer: 51.2.771

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Schweinfurt. Die Einstellung erfolgt zunächst befristet bis zum und in Teilzeit (20 Stunden/Woche). Eine Verlängerung wird angestrebt.

Als Assistenz mit dem Schwerpunkt Project-Management-Office (PMO) sind Sie eine der ersten Ansprechpersonen bei administrativen Anfragen zu laufenden (Drittmittel-)Projekten und unterstützen Forschende und Mitarbeitende als Bindeglied zu den Referaten des Geschäftsbereichs, zu Hochschulserviceeinheiten, zu den Fakultäten sowie in den Bereichen Wissens- und Technologietransfer.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• administrative Unterstützung der PMO-Koordination und des Geschäftsbereichs; schwerpunktmäßig in den Bereichen:
  - Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Angebotserstellung, Kalkulation sowie
  Erstellung von unterschriftsreifen Dokumenten
  - Unterstützung des PMO inklusive Finanzplanung, Budgetüberwachung und Mittelverwendung
  - Überwachung und Kontrolle der vertraglichen Vereinbarungen von Projekten und Frist- und
  Terminüberwachung von Projekten
  - Unterstützung bei der Entwicklung und Etablierung eines Prozessmanagements und
  Berichtswesens zur Etablierung eines einheitlichen, übergreifenden Projektmanagements im
  Drittmittelbereich
• Unterstützung bei internen, projektbezogenen Prozessen, z.B. Vorbereitung von Personalangelegenheiten, Beschaffungen und Finanzangelegenheiten in enger Zusammenarbeit mit den hochschulinternen Serviceeinheiten, Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Förderträgern, Projektpartnern und Unternehmen
• organisatorische Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen sowie der zugehörigen Öffentlichkeitsarbeit
• Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten im Geschäftsbereich Forschung, Transfer und Wissenschaftlicher Nachwuchs​​​​​​

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Erfahrung im Hochschulbereich, im öffentlichen Dienst oder einem vergleichbaren Umfeld
• Kenntnisse von Hochschulstrukturen und hochschulspezifischen Verwaltungsprozessen
• sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office
• Kenntnisse im Projektmanagement sind wünschenswert
• hohes Maß an Engagement und Eigenverantwortung verbunden mit einer selbstständigen und strukturierten Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Identifikation mit den Aufgaben des Geschäftsbereichs

• abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten bei flexibler Arbeitszeitgestaltung durch ein Gleitzeitkonto und eine großzügige Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub
• die attraktiven Benefits des öffentlichen Dienstes
• kollegiale Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• kostenlose Parkplatzmöglichkeiten
• Vergünstigungen in den Mensen des Studierendenwerks Würzburg
• eine attraktive Hochschulstadt mit hoher Lebensqualität
• gesundheitsförderliche Maßnahmen wie vergünstigte Sportkurse, Gesundheitstage und Workshops

Die Einstellung und Vergütung richten sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TV-L.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.