Projektkoordinator - Prüfungsteam (alle Geschlechter) (m/w/d)

Kurzüberblick

• Standort: Berlin oder Homeoffice
• Arbeitsmodell: Remote
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

• Planung und Koordination der Kenntnisprüfung von Teilnehmern in unterschiedlichen Bundesländern unter Einhaltung regionaler Vorschriften
• Verlässliche Informationsweitergabe bei regulatorischen Änderungen und lösungsorientierte Unterstützung externer Partner
• Überwachung des Lernfortschritts, der Prüfungsbereitschaft und Zugangsvoraussetzungen von Teilnehmern sowie kontinuierliche Datenpflege
• Förderung des Prüfungserfolgs durch bedarfsgerechte Unterstützungsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Schulen, Behörden und Einrichtungen zur Sicherstellung von Prüfungskapazitäten und fristgerechter Kommunikation
• Verwaltung komplexer Terminstrukturen, inklusive Umbuchungen und Sonderfällen
• Bearbeitung von Eskalationen wie beispielsweise kurzfristigen Absagen oder Störungen im Prüfungsablauf
• Klare, strukturierte Kommunikation mit Kooperationspartnern, Institutionen und Teilnehmern
• Termingerechte Bearbeitung relevanter Unterlagen und Bereitstellung von Informationen
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus verschiedenen Fachbereichen zur gemeinsamen Zielerreichung
• Pflege und Weiterentwicklung eines internen Wissens-Hubs mit aktuellen Prozessen, FAQs und Schulungsmaterialien
• Sicherstellung der Einhaltung von Standard Operating Procedures (SOPs) für strukturierte Arbeitsabläufe
• Zusammenarbeit mit internen Teams zur Weiterentwicklung von Planungstools und Automatisierung auf operativer Ebene
• Monitoring relevanter KPIs (z. B. Termintreue, Fehlerquote, Umbuchungstrends) zur Identifikation weiterer Optimierungspotenziale

Anforderungen

• Mindestens 2+ Jahre Erfahrung in der Prüfungskoordination, Terminplanung oder operativen Verwaltung – idealerweise in einem dynamischen Umfeld wie einer wachsenden Bildungsorganisation, dem Gesundheitswesen oder einem regulierten Bereich
• Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2) für die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Ausgeprägtes Zeitmanagement und Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten und dabei die Übersicht zu behalten
• Erfahrung in der Verwaltung hoher Planungsvolumina und der effizienten Lösung von Terminkonflikten
• Sicherer Umgang mit CRM-, Planungs- und Ticketing-Systemen (z. B. Dixa, Zendesk, Asana)
• Fähigkeit, in einem sich stetig wandelnden Umfeld zu arbeiten und Prozesse flexibel anzupassen

Benefits

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
• Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
• Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
• Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
• Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
• Programme für psychische Gesundheit
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
• Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
• Flexible Arbeitszeiten