Sachbearbeitung im Bereich Organisation und IT (m/w/d)

Sachbearbeitung im Bereich Organisation und IT (m/w/d)

Die Stadt Bad Oldesloe sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Sachbearbeitung im Bereich Organisation und IT (m/w/d) (Entgeltgruppe 11, Besoldungsgruppe A11, Kennziffer I.40.3). Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die auch mit zwei Teilzeitkräften (jeweils 50 %) besetzt werden kann.

Organisatorisch wird die Stelle dem Sachbereich Organisation und IT zugeordnet. Der Schwerpunkt liegt zunächst auf dem Aufbau und der Implementierung eines Dokumentenmanagements (Regisafe) in allen Fachbereichen. Dazu gehören die Bestandsaufnahme des IST-Zustandes, die Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen, die Ausarbeitung eines neuen Aktenplans, die technische Einbindung, die Erstellung und Fortschreibung von Dienstanweisungen sowie die Beratung und Schulung der Mitarbeitenden – unter Einbeziehung des Change Managements. Zusätzlich übernimmt die Stelle die Verantwortung für das DMS, die Pflege eines digitalen Geschäftsflusses und die Gestaltung von Workflows.

Ihre Aufgaben

• Einführung der E-Akte
• Bestandsaufnahme des IST-Zustandes
• Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen
• Erarbeitung eines neuen Aktenplans und technische Einbindung
• Erstellung und Fortschreibung erforderlicher Dienstanweisungen
• Umsetzungsbegleitung: Beratung und Schulung der Mitarbeitenden in der Nutzung der E‑Akte im Rahmen des Change Managements
• Verantwortung für das DMS
• Aufbau und Pflege eines digitalen Geschäftsgangs (Workflows)

Wir erwarten von Ihnen

• Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten mit II. Angestelltenprüfung
• Diplom-Verwaltungswirt bzw. Bachelorstudiengänge (Beamter/Beamtin der Allgemeinen Verwaltung)
• Studium der Verwaltungsinformatik oder vergleichbare Studiengänge mit langjähriger Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung
• Berufserfahrung, idealerweise in einer Kommunalverwaltung vergleichbarer Größe
• Fähigkeit zur administrativen Betreuung und Weiterentwicklung eines DMS
• Kenntnisse in Prozessanalyse, Workflowgestaltung und Dokumentenstrukturen
• Verständnis für digitale Verwaltungsprozesse und Fachverfahren
• Erfahrung in Anwenderschulungen, Support und Abstimmung mit IT‑Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit Standard-Office-Software sowie IT-Fachanwendungen

Von Vorteil wäre(n)

• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und elektronischer Aktenführung

Wir bieten Ihnen

• unbefristete Anstellung in Teil- oder Vollzeit
• Vergütung nach Entgeltgruppe 11 TVöD bzw. Besoldungsgruppe A11
• flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit ortsflexibler Arbeit (Home‑Office, Telearbeit ...)
• krisensicherer Arbeitsplatz
• 30 Tage Urlaub
• Heiligabend und Silvester dienstfrei
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fahrkartenzuschuss oder Bezuschussung Fahrrad/E‑Bike
• gute Fortbildungs‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• moderne Verwaltungsgebäude in zentraler Lage
• gut erreichbare ÖPNV-Anbindung nach Lübeck, Hamburg und Bad Segeberg
• technisch modern ausgestatteter, ergonomischer Arbeitsplatz
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• gemeinsame Veranstaltungen (z.B. After‑Work‑Events)
• Willkommensordner für Ihren Einstieg

Bewerbung

Interessiert?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum vorzugsweise über unser Stellenportal.

oder alternativ postalisch an:
Stadt Bad Oldesloe, Sachbereich Personal
Markt 5, 23843 Bad Oldesloe

Für fachliche Fragen steht Ihnen Yannic Bauck unter der Telefonnummer 04531 504‑128 ab dem  gerne zur Verfügung. Nach Ablauf der Bewerbungsfrist werden wir die eingegangenen Bewerbungen auswerten und dann unaufgefordert wieder auf Sie zukommen. Die Bewerbungsgespräche, zu denen Sie ggf. gesondert eingeladen werden, werden voraussichtlich am  stattfinden.

Bitte beachten Sie auch die Informationen zu unseren Leistungen, Personalentwicklung, Karriere, Datenschutz sowie dem Bewerbungsverfahren auf unserer Internetseite

Allgemeine Informationen:
Die Stadt Bad Oldesloe möchte, dass sich die Menschen in unserer Stadt gleichermaßen respektiert und vertreten fühlen. Die Vielfalt unserer Gesellschaft sollte sich daher auch in unserer Stadtverwaltung widerspiegeln. Die Stadt Bad Oldesloe hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Berufsunterbrechungen aufgrund familiärer Tätigkeiten werden grundsätzlich nicht nachteilig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen erhalten selbstverständlich ebenfalls eine faire Chance und werden gemäß dem Sozialgesetzbuch IX bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung berücksichtigt. Auch freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.