Sachbearbeitung (m/w/d) Beurkundungen und Personenstandsregister

Die Stadt Gladbeck erbringt Dienstleistungen für ca. 78.000 Bürgerinnen und Bürger und liegt verkehrsgünstig in der Emscher-Lippe Region an der Schnittstelle zwischen Ruhrgebiet und Münsterland. Die frühere Bergbaustadt zeichnet sich aus durch eine moderne mittelständische Wirtschaftsstruktur, eine gute Wohnqualität mit viel Grün und kurzen Wegen sowie einem profilierten Schul- und Bildungssystem als auch einem attraktiven Kultur-, Sport- und Freizeitleben.

Im Amt für öffentliche Ordnung der Stadt Gladbeck bieten wir Ihnen in der Abteilung Personenstandswesen im Standesamt eine zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzende, abwechslungsreiche Tätigkeit als Sachbearbeitung (m/w/d) Beurkundungen und Personenstandsregister .

Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet und nach Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet.

Unsere Anforderungen

✅ Ausbildung & Qu­alifikation

• Vorausgesetzt wird der erfolgreiche Abschluss des Verwaltungslehrganges I (vormals Angestelltenlehrgang I) oder
• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten

✅ Stärken:

• Teamfähigkeit und hohe Belastbarkeit
• Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• Überzeugungsfähigkeit gepaart mit Durchsetzungsvermögen
• Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und bürgerorientiertes Handeln
• hohe Einsatzbereitschaft und persönliches Engagement
• eine hohe multikulturelle Kompetenz im Umgang mit Menschen mit unterschiedlicher internationaler Herkunft, insbesondere Flüchtlingen und Asylbegehrenden, sowie eine Wertschätzung gegenüber der Vielfalt unserer Stadtgesellschaft - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität
• Bereitschaft und Fähigkeit, Eheschließungen auch vor einer größeren Anzahl von Gästen sowohl innerhalb als auch außerhalb der Räumlichkeiten und der Öffnungszeiten (insbesondere am Freitagnachmittag und samstags) des Standesamtes durchzuführen

✅ Kenntnisse:

• Vorkenntnisse im Bereich Standesamtswesen wären wünschenswert
• Neben Kenntnissen in der Anwendung der betriebsüblichen Standardsoftware wird im Standesamt Gladbeck mit der Fachanwendung AutiSta gearbeitet. Es wird erwartet, dass der/die Bewerber:in zeitnah sichere Kenntnisse in der Fachsoftware erwirbt

✅ Sonstige Anforderungen:

• Bereitschaft, an mehrtägigen Schulungen und Fortbildungen teilzunehmen

Die zukünftige Bestellung zur Standesbeamtin/zum Standesbeamten ist abhängig vom erfolgreichen Besuch eines 14‑tägigen Einführungsseminars mit zwei schriftlichen Prüfungen an der Akademie für Personenstandswesen in Bad Salzschlirf. Der erfolgreiche Besuch des Seminars ist verpflichtend und Voraussetzung für eine Tätigkeit im Standesamt .

Die Bewerber:innen können ihre Arbeitszeit flexibel in Absprache mit den Kolleg:innen gestalten. Im Wechsel sind Spätdienste an Donnerstagen bis 17:30 Uhr abzuleisten, sowie Trauungen am Freitagnachmittag und am Samstagvormittag durchzuführen.

Die Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

• Nacherfassung aller Personenstandsregister in das elektronische Personenstandsregister unter Beachtung der jeweils seinerzeit gültigen Rechtsvorschriften (nationales und internationales Privatrecht)
• Führung bzw. Fortführung der Personenstandsregister (Geburten- und Eheregister)
• Durchführung und Beurkundung von Eheschließungen
• Führung der Gebührenkasse (Software TOP-Cash) und Verwaltung der Kassenkonten
• Registratur für das Standesamt
• Ausstellung von Urkunden
• Digitalisierung der Altakten

Wir bieten

• eine interessante, abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit
• einen sicheren und zukunftsorientierten Arbeitsplatz
• eine jährliche Sonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung sowie eine attraktive Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes bei Tarifbeschäftigten
• Bezuschussung eines dienstlich genutzten (Elektro-)Fahrrades
• Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung und individuelle Fortbildungen
• ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
• 30 Urlaubstage

Teilzeitoption möglich: Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Ist eine Teilzeitbeschäftigung gewünscht, geben Sie bitte in Ihrer Bewerbung den gewünschten Beschäftigungsumfang an.

Vielfalt & Chancengleichheit: Durch die Unterzeichnung der Charta der Vielfalt haben wir uns zu einem vorurteilsfreien Arbeitsumfeld verpflichtet, in dem die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität – wertgeschätzt wird. Wir begrüßen besonders Bewerbungen von Menschen, die die Diversität unserer Gesellschaft abbilden, vor allem von jenen, die bisher bei uns unterrepräsentiert sind.

♿ Bewerber:innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

⏳ Die Bewerbungsfrist endet am .

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